イベント準備のためのチェックリスト

イベント5週間前

• 開催日程を決めましょう。
  • 同地域で行われる他のイベントと重ならないようにしましょう。
    • 勉強会カレンダー参照
  • 通常は土日にするべきです。
    • 土日以外の場合、平日の19時や20時開始としましょう。19時終業の企業もあるので、19:30などにすると良いでしょう。
• イベントを開催する場所を決めましょう。
  • たいていの場合、すぐには決まりません。
  • イベント会場は駅になるべく近い場所にしましょう。コスト的な理由で遠くになってしまう場合も、できるだけわかり易い場所にしましょう。
  • 駅から開催場所へのウォークスルーを準備しましょう。
  • 中途入室ができるか確認しましょう。
• イベント会場の入り口に受付を作れるか確認しましょう。
  • 金銭授受が発生する場合、少なくとも机と椅子が必要です。店の入り口、あるいは入り口の手前に机と椅子を並べられるか確認しましょう。
  • できれば店舗にも確認しましょう。店の外にはみ出すには色々な許可が必要です

イベント4週間前

• [ ] 店舗と相談しながら、参加費用を確定しましょう。
  • [ ] 学生・未成年にはなるべく負担にならない金額にしましょう。
    • なるべく学生の参加者の参加費用は1,000円になるようにしましょう。どうしても上回ってしまう場合は、大学生の上限は2,000円、高校生の上限は1,500円、それ以下は1,000円と考えましょう。
    • アルコールが出るのであれば、未成年は安くしましょう。
  • [ ] 一般の参加者の参加費用は、なるべく3,000円程度までにしましょう。
  • [ ] 受付で金銭の授受を行なう場合、費用は切り上げて千円札だけで構成できる金額にしましょう。
    • たとえば2,500円であれば、3,000円に切り上げましょう。
  • [ ] 費用を算出する場合、参加者のうち1〜2割は必ずキャンセルするものです。キャンセル分を折り込みましょう。
    • 費用が大幅に余った場合、イベント終了時に参加者に還元してもよいでしょう。
    • キャンセルする参加者は、当日の天候や交通状況などによって、大きく変化するものです。大幅にキャンセルが増えても開催側の負担にならないよう、店舗とあらかじめ交渉しておきましょう。
      • 具体的な例を出して確認しましょう。例：「参加予定人数は40人で、前日に40人で予約を入れるとします。実際には25人しかこなかった、という場合の費用はどうなりますか？」
      • 必要に応じて、コースとなる料理の注文量を減らす・参加金額を引き上げる等、キャンセル連発によって赤字にならないように確認しましょう。
• [ ] 開催場所を決定しましょう。
  • [ ] 開催場所と、食事を提供できるか確認しましょう。
  • [ ] 食事を出す場合、各種の食物禁忌に対応してもらえるか開催場所に確認しましょう。少なくとも以下を確認しましょう。
    • 未成年などのためのソフトドリンク
    • ベジタリアン
    • 甲殻類（エビ・カニ）アレルギー
    • 卵・小麦のアレルギー
    • NOTE: 参加者に聞かれてからではいけないのか？： ベジタリアンや各種アレルギーのある参加者は、「イベントに参加できるか確認する」のではなく、「そもそも参加しない」という選択を撮ってしまうものです。あらかじめ店舗に確認し、可否を明確にしておきましょう。
• 中途入退室が可能か確認しましょう。

イベント3週間前

イベント2週間前

• できればイベント後の宴会の準備を始めましょう。
  • 宴会の参加者を予測するのは困難です。会場の近場にある飲食店をリストアップしておき、必要に応じて収容先を変更しましょう。
  • 当日の司会の作業リストに、「参加を募る」を追加しましょう。
  • 宴会の申し込みの担当者を決めましょう。司会や受付とは別の人にするのが安全です。

イベント1週間前

イベント3日前

イベント前日

イベント当日

• イベント参加者とコンセンサスを形成しましょう。
  • 開催側で撮影を行う場合、「そもそも撮影して良いか」「イベントレポートに掲載してもよいか」について確認しましょう。

イベント後

• イベントレポートを作成しましょう。
  • イベントレポートには写真を貼付しましょう。
    • 写真に参加者の顔が写っている場合、参加者に掲載許可が取れているか確認しましょう。