イベント準備のためのチェックリスト

イベント5週間前〜

• [ ] 開催日程を決めましょう。
  • [ ] 同地域で行われる他のイベントと重ならないようにしましょう。
    • 勉強会カレンダー参照
  • [ ] 通常は土日にするべきです。
    • 土日以外の場合、平日の19時や20時開始としましょう。19時終業の企業もあるので、19:30などにすると良いでしょう。
• [ ] イベントを開催する場所を決めましょう。
  • たいていの場合、すぐには決まりません。
  • [ ] 会場のそばにコンビニがあると便利です。
  • [ ] イベント会場は駅になるべく近い場所にしましょう。コスト的な理由で遠くになってしまう場合も、できるだけわかり易い場所にしましょう。
  • [ ] 駅から開催場所へのウォークスルーを準備しましょう。
  • [ ] 中途入室ができるか確認しましょう。
  • [ ] 物品を宅配で搬入する場合、お店に事前の受け取りと、当日までの保管をお願いできるか確認しておきましょう。
• [ ] イベント会場の入り口に受付を作れるか確認しましょう。
  • [ ] 金銭授受が発生する場合、少なくとも机と椅子が必要です。店の入り口、あるいは入り口の手前に机と椅子を並べられるか確認しましょう。
  • [ ] 店舗にも確認しましょう。店の外にはみ出すには色々な許可が必要です

イベント4週間前〜

• [ ] 大まかなタイムテーブルを作りましょう。何時集合、何時解散のレベルで構いません。
• [ ] ゲストを呼ぶ場合、ゲストに連絡をとって予定を押さえてもらいましょう。
• [ ] 店舗と相談しながら、参加費用を確定しましょう。
  • [ ] キャンセルは必ず発生します。1〜2割のキャンセルを織り込んで予算を計算しましょう。
  • [ ] 学生・未成年にはなるべく負担にならない金額にしましょう。
    • なるべく学生の参加者の参加費用は1,000円になるようにしましょう。どうしても上回ってしまう場合は、大学生の上限は2,000円、高校生の上限は1,500円、それ以下は1,000円と考えましょう。
    • アルコールが出るのであれば、未成年は安くしましょう。
  • [ ] 一般の参加者の参加費用は、なるべく3,000円程度までにしましょう。
  • [ ] 受付で金銭の授受を行なう場合、費用は切り上げて千円札だけで構成できる金額にしましょう。
    • たとえば2,500円であれば、3,000円に切り上げましょう。
  • [ ] 費用を算出する場合、参加者のうち1〜2割は必ずキャンセルするものです。キャンセル分を折り込みましょう。
    • 費用が大幅に余った場合、イベント終了時に参加者に還元してもよいでしょう。
    • キャンセルする参加者は、当日の天候や交通状況などによって、大きく変化するものです。大幅にキャンセルが増えても開催側の負担にならないよう、店舗とあらかじめ交渉しておきましょう。
      • 具体的な例を出して確認しましょう。例：「参加予定人数は40人で、前日に40人で予約を入れるとします。実際には25人しかこなかった、という場合の費用はどうなりますか？」
      • 必要に応じて、コースとなる料理の注文量を減らす・参加金額を引き上げる等、キャンセル連発によって赤字にならないように確認しましょう。
• [ ] 開催場所を決定しましょう。
  • [ ] 開催場所と、食事を提供できるか確認しましょう。
  • [ ] 食事を出す場合、各種の食物禁忌に対応してもらえるか開催場所に確認しましょう。少なくとも以下を確認しましょう。
    • 未成年などのためのソフトドリンク
    • ベジタリアン
    • 甲殻類（エビ・カニ）アレルギー
    • 卵・小麦のアレルギー
    • NOTE: 参加者に聞かれてからではいけないのか？： ベジタリアンや各種アレルギーのある参加者は、「イベントに参加できるか確認する」のではなく、「そもそも参加しない」という選択を取ってしまうものです。あらかじめ店舗に確認し、可否を明確にしておきましょう。
  • [ ] 飲食物を提供する場合、出るゴミの分別、処理手順について会場に確認しておきましょう。
• 中途入退室が可能か確認しましょう。
• [ ] 主催者側・ゲストの間で、当日のタイムテーブルをもとにした意識合わせをしましょう。
  • イベントの方向性・対象ユーザー・当日の流れ・スタッフが何人必要か等。

イベント3週間前〜

• [ ] ゲストに何かしゃべってもらう場合、「話してほしい内容・目的・時間・ユーザー層」の意識合わせをしましょう。
  • [ ] 内容の意識合わせをゲストにお願いする前に、主催者側で意識合わせをしてからにしましょう。
  • [ ] ゲストにプレゼンをお願いする場合、プロジェクタ・PC用電源・マイク（どんなマイク？）の有無も伝えましょう。
  • [ ] ゲストの都合が悪くなって参加できなくなることに備えて、代わりになる出し物を考えておきましょう。
• [ ] この時点までに開催日・開催場所を確定させましょう。
• [ ] イベントの詳細をメーリングリスト・フォーラム・Mixiなどに流しましょう。
• [ ] 可能な場合は勉強会カレンダーにも掲載してもらいましょう。
• [ ] お手伝いしてもらえるスタッフの募集を始めましょう。
  • [ ] 進行確認・会場設営・会計の三人は必ず必要です。兼任しないようにしましょう。
  • [ ] 司会も必要です。進行確認が兼任しても構いませんが、大変です。
  • [ ] 会場設営は力仕事をする人が数人必要です。
  • [ ] 会計は、できれば2人ペアで行うのが楽です。

イベント2週間前〜

• [ ] こまかなタイムテーブルと、会場における注意事項を完成させましょう。
  • 完成させたつもりでも、抜け・漏れがあるかもしれません。他の人にも確認してもらうべきです。
  • イベントは予定通りに進みません。時間的なマージンをどこかに取っておきましょう。
  • [ ] タイムテーブルが完成したら、司会を担当する人に引き渡しましょう。
  • [ ] ゲスト向けのタイムテーブルと、実際にしゃべってもらう時間が食い違う場合、この時点で連絡しておきましょう。
    • テーブル上は20分、でもゲストには15分で頼んでいると、ゲストの側で気をきかせて20分しゃべるつもりになるかもしれません。
• [ ] イベント後の宴会の準備を始めましょう。
  • [ ] 宴会の参加者を予測するのは困難です。会場の近場にある飲食店を複数確認しておきましょう。収容できる人数も確認しましょう。
  • [ ] 当日の司会の作業リストに、「参加を募る」を追加し、飲食店をリストアップしましょう。
  • [ ] 宴会の申し込みの担当者を決めましょう。司会や受付とは別の人にするのが安全です。
• [ ] 当日必要な物品リストを作りましょう。電源タップや筆記用具などは必ず必要になります。

イベント1週間前〜

• [ ] イベント案内のリマインダーを流しましょう。
• [ ] 主催者側・スタッフ・ゲストの間で、当日のタイムテーブルをもとにした意識合わせをしましょう。
  • [ ] ゲストに「何時からしゃべってもらうのか」を確認するのは重要です。
  • [ ] 準備を行う人が何時に集合するか決めましょう。
  • [ ] 当日、準備時間中に人が来てしまった場合の対応を決めましょう。
  • [ ] 当日、判断を行う最終責任者を決めましょう。権限移譲を事前に決めておくとスムーズです。
• [ ] 物品を発送する場合、運送業者に預けましょう。

イベント3日前〜

• [ ] 当日の連絡先を公開しましょう。
  • [ ] 誰かのケータイでも構いませんが、参加者だけに届くようにしましょう。
• [ ] 当日のタイムテーブルを確認しなおしましょう。
• [ ] 当日司会が来場者にアナウンスする会場における注意事項をまとめておきましょう。
  • 司会は読み上げるだけで済むようにしておくことが望ましいです。
  • 未定の部分は会場で追記できるようにしておきましょう。

  • https://wiki.ubuntulinux.jp/WIP/Events/Attentions

イベント前日

• [ ] 物品リストをもとに、荷物の準備をしましょう。
• [ ] Wikiの内容を、印刷しておきましょう。

イベント当日

• イベント参加者とコンセンサスを形成しましょう。
  • 顔出しNGの参加者もいます。ビデオ撮影やライブ中継を行う場合は、必ず参加者に周知しましょう。
• イベント当日に行うことは、イベント2週間前から作成したタイムテーブル次第です。

イベント後

• イベントレポートを作成しましょう。
  • イベントレポートには写真を貼付しましょう。
    • 写真に参加者の顔が写っている場合、参加者に掲載許可が取れているか確認しましょう。