準備

  • (時間的問題からubuntujpアカウントではなく)_hito_アカウントでATNDページを作成した。
  • 想定スタッフ; name(ATND購入ID)形式。
    • primary: hito, chonan, shibata, RyunUda

    • helper: 11:20 or 12:00に来ていただけたみなさん, glShibata(合計人数1?)
    • exhibitor:
    • other:
    • [-] イベントレポート用カメラマン: gihyo.jpの林さんに依頼済み
      • カメラだけは準備しておくので誰か適宜撮影してください
  • 「がっつりやってやるぜー」という人はprimaryの欄に、「現地でだけなら手伝ってもいいよー」という人はhelperの欄に識別できるハンドルを書いてください(あと合計人数を足しておいてもらえるとうれしい)。
  • 注意:スタッフ参加する人もATNDに登録してください。「スタッフなのに満席だー」という場合は Twitter:_hito_ 宛にツッコんでください……。

--- イベント準備のためのチェックリスト (from https://wiki.ubuntulinux.jp/WIP/Events/CheckList

会場関連確認事項

  • 電源は使える
  • 無線も貸してもらえる
  • 飲食関連
    • 食べ物はにおいのきついものはNG
    • ほかは応相談
  • 六本木ヒルズだからいくらでも調達できそう?
    • 場所確認済:サブウェイ、成城石井、ファミリーマート
  • 入退室管理
    • イベント当日の参加者の氏名と入退室管理が必要
      • 入り口で入館カードを受け取ってもらう
      • これまでと受付後の順路が異なるので注意(これまで:エスカレーターを上がってからエレベーター/今回:いきなりエレベーター)
    • イベント当日はグリーさんの方で入退室付き添いが必要(エレベーター等にセキュリティカードが必須)
      • 15分とか30分に一度ピストンするパターンで対応する
      • 途中参加は「いつでも可」は厳しそう。呼んでもらうベースとかなら可か。
        • Twitterでハッシュタグつけてmentiton飛ばしてねとか。
        • [x] Twitterアカウント以外で登録している人はどうする?
          • メールアドレスを併記することにした。
        • [ ] 上記が決まったらatndと Events/10thAnniversary をアップデートする

          • atnd側には入館周りは書かない(書くとsplit brainに猫まっしぐらなので書いてはならない)
          • [ ] でもatnd経由の直前連絡メールには書く。出すのはX/X(X)。
  • ゴミは関係者で持ち帰り
  • 物販は可能
  • 館内禁煙

主催

  • グリー株式会社

スタッフ的なタイムテーブル

  • 11:20 コアスタッフ集合:会場準備スタート/コアスタッフは先行受付
  • 12:00 スタッフ集合:買い出しスタート/スタッフは先行受付
  • 12:30 入館受付開始
  • 13:15 入館受付終了
  • 13:00-17:30で発表。今回は緩い感じでガチガチにはしない
    • 枠と発表タイミング希望は発表予定者に聞いてください
    • Vineのくどーさんの発表タイミングに注意 > 司会

  • 17:30 撤収開始

当日

イベント会場の確保レンジは 12:00-18:00

  • 撤収開始は17:30

事前作業時の購入品目

事前
  • 注文: オリジン弁当のケータリングLサイズオードブル(8-10人用)5枚
    • http://www.toshu.co.jp/origin/info/order.html

    • 数量応じた食器セット(50人分)付属; 紙コップ・紙皿・ナプキン・おはし 50組
    • 食べ物としての量は未知数。食器セットはたぶんちょっと足りない。
    • GREEさんから出してもらえるらしいので↑で十分ぽい。

当日

買い出しは2組にわかれます。お金は hito から受け取ってください。 要レシート。領収書(宛名「Ubuntu Japanese Team」)がうれしいです。

  • ファミリーマート・成城石井組(予想必要人員:2人)
    • ○ ファミリーマート(1名)
      • [ ] おてふき(ぬれてるやつ):通常の円筒形のやつなら4つ目安
      • [ ] ペーパーナプキン(ぬれてないやつ・ティッシュペーパーでも可):机清掃用なので適宜
    • ○成城石井(1名)
      • つまみになりそうなもの+デザート類適宜8,000円分ぐらい(はみ出て可)
        • 生ハム等加工肉類
        • 乾き物
        • ひとくちサイズのスイーツ類
        • ※ と書いてありますが、買い出しに行った人がヨサゲと思うものを心のおもむくままに買ってください。
  • カクヤス組(予想必要人員:3〜4名)
    • http://www.kakuyasu.co.jp/shop/711-roppongi/

    • 2リットルペットボトルと適当なアルコール
      • [ ] ソフトドリンク:「2リットルx6本の箱入り」を3箱
      • [ ] アルコール:「350ml缶x24の箱入り」を4箱
      • [ ] あと買いだしに出かけた人の判断で適宜
  • その他
    • じゃんけんの商品は今回別手配につき不要。

イベント4週間前〜

  • [☓] 開催場所を決定しましょう。
    • [☓] 開催場所と、食事を提供できるか確認しましょう。
    • [☓] 食事を出す場合、各種の食物禁忌に対応してもらえるか開催場所に確認しましょう。少なくとも以下を確認しましょう。
      • 未成年などのためのソフトドリンク
      • ベジタリアン
      • 甲殻類(エビ・カニ)アレルギー
      • 卵・小麦のアレルギー
      • NOTE: 参加者に聞かれてからではいけないのか?: ベジタリアンや各種アレルギーのある参加者は、「イベントに参加できるか確認する」のではなく、「そもそも参加しない」という選択を取ってしまうものです。あらかじめ店舗に確認し、可否を明確にしておきましょう。
    • [☓] 飲食物を提供する場合、出るゴミの分別、処理手順について会場に確認しておきましょう。
      • 自前処理が必要
  • 中途入退室が可能か確認しましょう。
  • [☓] 主催者側・ゲストの間で、当日のタイムテーブルをもとにした意識合わせをしましょう。
    • イベントの方向性・対象ユーザー・当日の流れ・スタッフが何人必要か等。

イベント3週間前〜

  • [☓] ゲストに何かしゃべってもらう場合、「話してほしい内容・目的・時間・ユーザー層」の意識合わせをしましょう。
    • 意識合わせしながら募集したので完了
  • [☓] この時点までに開催日・開催場所を確定させましょう。
  • [☓] イベントの詳細をメーリングリスト・フォーラム・Mixiなどに流しましょう。
  • [-] 可能な場合は勉強会カレンダーにも掲載してもらいましょう。
  • [☓] お手伝いしてもらえるスタッフの募集を始めましょう。
    • [☓] 進行確認・会場設営・会計の三人は必ず必要です。兼任しないようにしましょう。
      • 今回お金取らないので会計要らない
      • 会場設営:shibata
      • 進行確認:_hito_
    • [☓] 司会も必要です。進行確認が兼任しても構いませんが、大変です。
      • 司会:chonan
    • [-] 会場設営は力仕事をする人が数人必要です。
      • 来た人にお願いするから大丈夫!(だとおもう)

イベント2週間前〜

  • [☓] こまかなタイムテーブルと、会場における注意事項を完成させましょう。
    • 完成させたつもりでも、抜け・漏れがあるかもしれません。他の人にも確認してもらうべきです。
    • イベントは予定通りに進みません。時間的なマージンをどこかに取っておきましょう。
    • [☓] タイムテーブルが完成したら、司会を担当する人に引き渡しましょう。
    • [☓] ゲスト向けのタイムテーブルと、実際にしゃべってもらう時間が食い違う場合、この時点で連絡しておきましょう。
      • テーブル上は20分、でもゲストには15分で頼んでいると、ゲストの側で気をきかせて20分しゃべるつもりになるかもしれません。
    • [☓] 今回のゲスト向けタイムテーブルは当日決める、で問題ないか?
      • 当日決めるでないと回らない(流動性が高い)のでむしろ事前に決めると死ぬ。
  • [-] イベント後の宴会の準備を始めましょう。
    • 今回は宴会やらない。
  • [☓] 当日必要な物品リストを作りましょう。電源タップや筆記用具などは必ず必要になります。
    • ボールペン x5 / ノート x1 / ガムテープ x1
    • 「事前作業の購入品目」参照

イベント1週間前〜

  • [x] イベント案内のリマインダーを流しましょう。
  • [x] 主催者側・スタッフ・ゲストの間で、当日のタイムテーブルをもとにした意識合わせをしましょう。
    • 微妙に不十分な気がするけどGo.
    • [x] ゲストに「何時からしゃべってもらうのか」を確認するのは重要です。
    • [x] 準備を行う人が何時に集合するか決めましょう。
    • [☓] 当日、準備時間中に人が来てしまった場合の対応を決めましょう。
      • 12:30より前は入れないので問題なし(たぶん)
      • 12:00に来てしまった不幸な人は一緒に買い出しに(非道)
    • [☓] 当日、判断を行う最終責任者を決めましょう。権限移譲を事前に決めておくとスムーズです。
  • [-] 物品を発送する場合、運送業者に預けましょう。
    • 物品なし(Tシャツその他ノベルティは持ってきてもらう)

イベント3日前〜

  • [x] 当日の連絡先を公開しましょう。
    • [x] 誰かのケータイでも構いませんが、参加者だけに届くようにしましょう。
  • [x] 当日司会が来場者にアナウンスする会場における注意事項をまとめておきましょう。
  • [x] 当日のタイムテーブルを確認しなおしましょう。

イベント前日

  • [ ] 物品リストをもとに、荷物の準備をしましょう。
  • [ ] Wikiの内容を印刷しておきましょう。
    • 担当:

イベント当日

  • イベント参加者とコンセンサスを形成しましょう。
    • 顔出しNGの参加者もいます。ビデオ撮影やライブ中継を行う場合は、必ず参加者に周知しましょう。
  • イベント当日に行うことは、イベント2週間前から作成したタイムテーブル次第です。

イベント後

  • イベントレポートを作成しましょう。
    • イベントレポートには写真を貼付しましょう。
      • 写真に参加者の顔が写っている場合、参加者に掲載許可が取れているか確認しましょう。
  • [ ] 今回使った「当日アナウンスする注意事項」をWiki化し、次回以降使えるようにする

UbuntuJapaneseWiki: Events/10thAnniversary/Staff (最終更新日時 2014-12-12 19:58:29 更新者 Shibata)