• ※このページはスタッフ向けの情報です

記述上の注意： このページは複数人が当日現場作業の指針にします。以下のことを守りましょう。

  • 1行1アクションアイテムを維持する。
  • アクションアイテムに分離していないもの（＝ 〜〜する・〜〜を行う、といった書き方にならないもの）は極力書かない。
  • 分離しきれないものは仕方ないので書いても良い。ただし、そこから派生するアクションアイテムはなるべく書く。
  • 「運用上の注意」のようなgenericなものはアクションアイテムとしては書かない。
    • なるべく具体的なアクションに分解して記述する。
    • 例：「未成年者にアルコールは提供しない」

      • => アナウンスや会場案内に、「未成年者にはアルコールを勧めないでください、見分け方は●●です、とアナウンスする」

Keywords:

  • TODO（対処求む）
  • FIXME（事情を知っている人決定求む）
  • OPINION（「えいや」で決めたので要確認）

※いずれのキーワード類も、対処したら消す。

リンク

事前告知関連

  • [済] ATNDページの作成
    • [済] 参加費用のアナウンス
      • お釣りの準備が充分ではありません。できるだけ千円札でのお支払いをお願いします
    • [済] 申し込みとキャンセルの締切
    • [ ] 当日の受付・入場の流れ・注意事項を事前に案内する
    • [済] 学生への身分証携帯のお願い
    • [済] 領収書はありません
  • 参加申し込み開始のアナウンス
    • [済] ubuntu-jp ML

    • [ ] OPINION:日本語フォーラム?

    • [済] OPINION:mixi?

  • [済] 会場への導線案内の用意
  • [済] 会場への導線案内の用意・掲載

  • [済] お手洗い/喫煙場所 =>会場での案内で対応

    • お手洗いの場所の案内文言： 入口のエレベータに向って左手側にお手洗いがあります
    • 喫煙場所の案内文言
      • 会場内およびビル内は全面的に禁煙となっております。おタバコをお吸いの方は、1Fホールに出て左手のドアを出た中庭にある喫煙コーナーをご利用ください

  • [済] ATNDページから https://wiki.ubuntulinux.jp/Events/OfflineKansai201103 へのリンク

当日MCが案内すべきもの

荷物の配送

  • 宛先は会場、03/18（金）必着
  • 送る荷物リスト
    • OSCセット
      • [済] 敷布
      • [済] ぬいぐるみ(みあー猫、Lynx、Narwhal、ロゴ)
    • 名札
      • [済] クリップタイプ 45
    • CD
      • [済] 10.04日本語Remix CD 40 枚
      • [済] 10.10 Desktop版 CD 40枚
      • [済] 10.10 Server版 CD 40枚
      • [済] 10.10 Kubuntu CD 40枚
    • ストラップ 50本
    • ジャンケン大会用景品
      • [済] Mako本
    • 電源タップ
      • [済] 8個口x2
    • スタッフ用腕章
      • [済] 黒 10個
  • 返送時には、会場から宅配便発送する(mizuno)

受付関連

受付手順

参加費と寄付

  • 本イベントの参加費は、全額日本赤十字社への寄付とする
  • 「参加費よりも多目に寄付したい」という人がいた場合も、寄付金として受け取る

  • 会場に募金箱などは設置しない

受付事前準備

  • [済] 受付場所を決める

    • => 会場入口右手側に机を一つ用意する

  • [済] 参加者リストを印刷
  • [済] 具体的な受付手順を明確化する。手順書作れるレベルで。
  • [済] イベント場所の案内ポスターを作成する

    • => ASTEM様に委託

  • 参加者の名札を決める
    • [済] いつものクリップタイプの名札を使用
  • [済] 当日の事前準備に必要な時間を見積もる。
  • [済] 必要なスタッフの人数を見積もる。
  • [済] スタッフを募集する。
    • 合計5名確保した(02/21現在:ページ下部参照) 飛び入りスタッフも歓迎。
  • [済] スタッフの役割を決める
  • [済] スタッフの集合時間:10:00
  • [済] 受付の開始時刻：12:00
  • [済] 撮影についてのコンセンサスの具体的な文言を作る
    • Ustreamや開催レポート作成用の会場撮影に写りたくない人向け
      • 受付時やMCによる告知を行う
      • 例：本イベントはLTの発表内容と会場の××の部分を撮影、Ustreamで配信しています。あらかじめご了承ください。
    • 記念撮影コーナーや全体撮影について
      • MCによる告知を行う

当日にしかできないこと：準備編

  • [ ] 到着している荷物の検品
  • [ ] スタッフに腕章を付けてもらう。
  • [ ] 参加費用の金庫は受付担当者（金庫番）しか触らないこと、その担当者をスタッフに告知する。
  • [ ] トーク/LTコーナーの設置

    • FIXME:プレゼン/LT時に利用する機材

    • [ ] Ustream中継用のカメラ・回線(78tch)

当日にしかできないこと：開場後

  • [-] 参加者と撮影についてのコンセンサスを作る ->MCアナウンスで対応

  • [-] 未成年者と車で来ている人に、アルコールを飲まない旨をアナウンス ->MCアナウンスで対応

スタッフアサイン

  • [済] 司会 => mizuno

  • [ ] 会場撮影/全体撮影

  • [済] 動画撮影/収録&配信　=>（Ustreamによる生中継）=> 78tch

  • [済] 受付/金庫番 => kazken3

進行/エンタメ

  • [ ] TODO: Events/OfflineTokyo201103のタイムテーブルに以下の内容を反映する

  • 12:00 受付開始
  • 12:30 オープニングトーク/諸注意 (mizuno)
    • 乾杯のあいさつ(jkbys)
  • 14:00 食事後片付け
    • プレゼン開始(ikunya)

ライトニングトーク

  • 飛び入り枠確保のため、セミナーは余裕のあるタイムテーブルを設定しておく。
  • 適宜、質疑応答形式で話を聞くコーナーを設け、初心者の方にもお話を聞けるようにする。

エンディング

  • 17:30 クロージング・トーク(jkbys)
    • 撤収準備
  • 18:00 完全撤収
  • お開き、2次会会場の案内

会場

  • ASTEM様が一般に貸し出しているバーチャルオフィススペース
  • 電源あり
  • 無線LAN使用可能
    • アクセスポイント情報は当日ホワイトボードに書いて案内
  • マイクなし
    • 事前に申請すれば借りることも可能
  • プロジェクタとスクリーン常備
    • ミニD-Sub 15ピン出力

準備物

  • [済] 案内ポスター

    • => ASTEM様に委託

  • [済] 名札
  • [済] スタッフ向け腕章もスタッフが着用
  • [済] 申込者リスト
  • [済] 参加費を保管する箱

  • [済] 会場撮影用カメラ
  • [済] じゃんけん大会用景品

Cost

  • 今回は、参加者から受け取った参加費は全額日本赤十字社への寄付となります。
  • 開催に伴う実費はJapanese Team予算から回します。
  • 参加者から受け取る参加費は「参加人数(学生除) x \1000」です。
  • 会場は無料でお借りできるため、これで人数ぶんの飲食物や、ペーパータオル、コップ、皿などの消耗品を調達することになります。
  • 学生の負担金額
    • 経験上、学生は参加人数のうち2割程度(定員40名の場合10人弱)
    • 不足分はJapanese Team予算から補填する(前回、前々回ともに\10,000程度)

二次会

  • 実施する: 募集は当日

View & Notes

スタッフ確保状況

(敬称略) 2/21 現在5名

  • mizuno
  • jkbys
  • nogajun
  • kazken3
  • 78tch

簡易タイムテーブル

10:00　　　スタッフ集合
           会場設営開始(受付、プレゼンブース)
11:00　　　飲食物買い出し
        
12:00      開場 受付開始
12:30      オープニングトーク 乾杯

UbuntuJapaneseWiki: Events/OfflineKansai201103/Staff (最終更新日時 2012-01-10 11:49:16 更新者 匿名)