• ※このページはスタッフ向けの情報です

記述上の注意: このページは複数人が当日現場作業の指針にします。以下のことを守りましょう。

  • 1行1アクションアイテムを維持する。
  • アクションアイテムに分離していないもの(= 〜〜する・〜〜を行う、といった書き方にならないもの)は極力書かない。
  • 分離しきれないものは仕方ないので書いても良い。ただし、そこから派生するアクションアイテムはなるべく書く。
  • 「運用上の注意」のようなgenericなものはアクションアイテムとしては書かない。
    • なるべく具体的なアクションに分解して記述する。
    • 例:「未成年者にアルコールは提供しない」
      • => アナウンスや会場案内に、「未成年者にはアルコールを勧めないでください、見分け方は●●です、とアナウンスする」

Keywords:

  • TODO(対処求む)
  • FIXME(事情を知っている人決定求む)
  • OPINION(「えいや」で決めたので要確認)

※いずれのキーワード類も、対処したら消す。

リンク

事前告知関連

  • [済] 申込締切、キャンセル方法のアナウンス
    • [済] 当日飛び込み参加も受け入れるが、料理の追加手配期限の11月5日(金)17時までのなるべく早い時期に申し込んでもらうようお願いする。
      • -> wikiとATNDに反映した

    • 11/5(金) 17:00以降のキャンセルは、メールまたは電話での連絡もお願いする
    • [済] 連絡先電話番号を決める
    • [済] メールアドレスを決めて告知する
  • [済] 当日の受付・入場の流れ・注意事項を事前に案内する
    • [済] 未成年者・学生への身分証携帯のお願い
      • -> wikiとATNDに明示した。

      • 「学生でない未成年者」は、「ご相談頂くか、学生時代の学生証などをお持ち頂けると助かります」としておく。
      • 未成年がこっそり飲酒してしまう可能性に配慮し、店側・MCでの呼びかけにより参加者一体となって対応。
  • [ ] TODO: 遅れる場合の扱い(連絡方法や料金について)をWiki/ATND双方に掲載

再・追加アナウンス/wikiの修正

  • [済] お釣りがでないようにお願い
  • [済] 領収書なし
  • [済] 会場への導線案内の用意・掲載
  • [済] 会場への導線案内の用意
    • [済] 別ページに現在の導線案内を移動する
    • [済] 別ページに新しい導線案内を書く
    • [済] お手洗い/喫煙場所 =>会場での案内で対応

      • お手洗いの場所の案内文言: 会場を背にして、右側・建物の隅にトイレがあります」。
      • 喫煙場所の案内文言
        • 会場内およびビル内は全面的に禁煙となっております。おタバコをお吸いの方は、JR秋葉原駅に隣接の喫煙所をご利用ください。
  • [済] ATNDページから https://wiki.ubuntulinux.jp/Events/OfflineTokyo201011 へのリンク

  • [済] 参加者に受付時に注意してもらうべきことをアナウンスする
    • 受付で費用をお支払い頂きます
    • スムーズな受付のため、ATNDの表示名と、「何番目ぐらいか」を確認しておいてください。
    • 支払い時に、「ATNDに登録された表示名」と「どのあたりに表示されているか」をお伝えください。
      • -> 受付リスト準備に反映した

    • (再度)お釣りの準備が充分ではありません。できるだけお釣りないようにお願いします。
    • 未成年者・学生の方は受付時にその旨をお伝えください。
    • [ ] Wikiの修正終了後に、既に申し込みした方に、Twitterで告知ページが更新されたことをお知らせ
      • -> 11/5(金)17時事前申し込み終了後、集計し、19時までにDMにて案内送付。(TODO:ubon)

  • [済] 更新した告知事項をATNDに同期する(ubon)
    • -> ATNDはゴチャゴチャして見にくいので、簡素化。詳細はWikiに統一。

当日MCが案内すべきもの

-> Events/OfflineTokyo201011/uketuke

荷物の配送

  • 備品など荷物を送付する際は「@ubon」までTwitterのDMまたはメールで事前に連絡して了解を得る
  • 宛先は会場、11/5(金)必着
  • 関西からの荷物リスト(手配済み)
    • 名札
      • 首下げタイプ 20
      • クリップタイプ 45
    • Canonicalから送られたグッズの残り(CD以外)
      • ストラップ 13 :うち半分をプレゼントに回す:OPINION お礼にスタッフに差し上げる。

      • ステッカー 24
      • バッジ 25 + α :うち半分をプレゼントに回す
    • 電源タップ
      • 8個口x2、7個口x3、3個口x2
    • 10.10 Desktop CD 80枚
    • 10.10 Server CD 20枚
    • 10.04 Server CD 40枚
    • 10.04日本語RemixプレスCD 20枚
    • Ubuntu Magazine Vol.01-05
      • まいんちゃん号以外は水野さん私物
    • 入門キット(書籍)
    • スタッフ用腕章
      • 黒 10
      • 赤 5
  • 返送時には、同ビル内のファミリーマートから宅配便発送可能
    • [済] 返送先住所のメモを準備する

受付関連

受付手順

Events/OfflineTokyo201011/uketuke

受付事前準備

  • [済] 受付場所を決める
    • => 開場前後はテラス席全体で受付応対。開始後は店内入口付近で対応。

  • [済] 受付場所をWikiに反映する。
  • [-] 受付場所をATNDに反映する。
    • Wikiに一本化する。ATNDには反映しない。
  • [ ] 参加者リストを2種類を印刷(TODO:nobuto[11/5夜準備])

    • 1、申し込み順に番号を振ったもの「どのあたりに表示されているか」を参加者に覚えておいてもらう。
    • 2、ABC&アイウエオ順
    • 必要部数:8部(応対担当用4部、会費担当用2部、予備2部)
  • [済] 具体的な受付手順を明確化する。手順書作れるレベルで。
  • [済] 領収書は出せません。Wiki & ATNDに記載済み

  • [済] 当日キャンセルの場合の連絡番号を決める(nobuto)
  • [済] 当日キャンセルの場合の連絡先をWikiに提示する(nobuto)
  • [-] 当日キャンセルの場合の連絡先をATNDに提示する(ubon)
    • しない。ATNDにはWiki参照とだけ書いた。
  • [済] イベント場所の案内ポスターを作成する(準備物参照)

  • 参加者の名札を決める
    • [済] 名刺大のシールを用意。
      • 未成年は赤枠表示。(ubon)
      • 一般は、「Ubuntu 10.10 Release Party in Tokyo」と印字。
    • [済] 受付時にテラス席にて、名刺大のシールに名前を書いて、ステッカーを左胸あたりに貼ってもらう。
      • オフラインミーティングで毎回使ってる名札バッジ&首かけバッジはスタッフ用として使う
  • [済] 当日の事前準備に必要な時間を見積もる。
  • [済] 必要なスタッフの人数を見積もる。
  • [済] スタッフを募集する。
    • 合計8名確保した(ページ最下部参照)。手伝ってくれそうな人が +6名ほど。飛び入りスタッフも歓迎。
  • [ ] スタッフの役割は当日決めるので、「当日決めます」と宣言しておく。
    • TODO: 誰がいつどのように宣言する? / それとももう必要ない?

  • [済] スタッフの集合時間:12:00
  • [済] 受付の開始時刻:12:50
  • [済] 金銭支払いまでの受付の流れを「当日にしかできないこと」に書き出す
  • [済] 受付終了〜ウェルカムドリンク提供までの流れを「当日にしかできないこと」に書き出す
  • [ ] TODO: 撮影についてのコンセンサスの具体的な文言を作る

    • Ustreamや開催レポート作成用の会場撮影に写りたくない人向け
      • 受付時やMCによる告知を行う
      • 例:本イベントはLTの発表内容と会場の××の部分を撮影、Ustreamで配信しています。あらかじめご了承ください。
    • 記念撮影コーナーや全体撮影について
      • MCによる告知を行う
    • [済] 全体撮影はイベント終了前に実施

当日にしかできないこと:準備編

  • [ ] 到着している荷物の検品
  • [ ] スタッフに滋賀箱にある腕章を付けてもらう。
  • [ ] 参加費用の金庫は担当者(金庫番)しか触らないこと、その担当者をスタッフに告知する。
  • [ ] 会場外、テラス席のイーゼル、入口横に色厚紙で2枚、ガラス面に3枚、案内ポスター掲出
  • [ ] 受付場所:開場前後は、店外テラス席(屋根あり)全体で受付対応。->Events/OfflineTokyo201011/uketuke

  • 店舗スタッフとの再確認
    • [ ] 未成年者の識別方法と、アルコールを提供しないようにカウンタースタッフに依頼
    • [ ] 開始前に店側と書類を取り交わす
    • [ ] 店側にゴミの分別方法を確認する
  • [ ] トーク/LTコーナーの設置(入口&カウンターの間)
    • プレゼン/LT時に利用する機材(専用ノートPC:Lenovo G560、マイク&USBカメラ)
  • [仮] Ustream中継用のカメラ・回線
    • オートフォーカス付きWebカメラ1台
    • 回線はubonさんのWiMAX

当日にしかできないこと:開場後

  • [-] 参加者と撮影についてのコンセンサスを作る ->MCアナウンスで対応

  • [-] 未成年者の見分け方と、アルコールを飲ませない旨を参加者に説明 ->MCアナウンスで対応

スタッフアサイン

  • [済] 受付/金庫番 => shibata

以下は、当日、ボランティアを募集

  • [済] 司会 =>ubon

  • [済] 動画撮影/収録&配信 =>(Ustreamによる生中継)nobuto

  • [済] 音響 =>(店内のスピーカ・マイク機材のボリュームコントロールとBGMの切り替え)=>店舗スタッフ

  • [ ] 映像 =>(プレゼンのPCとの結線補助、映像不具合発生時の対応)1名

  • [ ] インストール補助
    • MC進行により、インストール希望者を募る。
    • 同時に、サポートスタッフを募る
  • [ ] 会場撮影/全体撮影 1名
  • [ ] 物品管理 =>(プレゼントタイム賞品の準備、預かり荷物の返送) 1名

  • [ ] 二次会手配 =>(MC進行で二次会参加者を募り、参加者人数に応じた会場を予約) 1名

インストールコーナー

  • [ ] テーブル4卓ほどのコーナーをインストールコーナーに充てる。
  • [-] 明示的なスタッフは確保しない。当日その場で割り当てる。
  • [済] インストール手順の紙(参照:準備物)を用意(ubon)

  • [ ] インストール用CD,USBメモリ(Japanese Remix版)を用意。
    • PXEブートは用意しない
  • [ ] 歓談エリアでもPCを利用できるように電源タップを用意(7個口x2)

進行/エンタメ

  • [ ] TODO: Events/OfflineTokyo201011のタイムテーブルに以下の内容を反映する

  • 13:00 受付開始〜ウェルカムドリンク
    • -> ウェルカムドリンクまでは受付の範疇なので、受付ページで手順を管理

  • 13:30 オープニングトーク(進行:ubonさん)
    • hitoさんのターン(20分)
      • Japanese Teamを代表して、hitoさんから来場者へ感謝の辞
      • ubonからのインタビュー形式で進行。
        • Japanese Teamって何やってるの? 何人ぐらいなの?
        • サーバ管理を行う上での苦労話、皆さんへのお願いなど
        • 11.04はこうなる! ということになった気がする、という話
          • DesktopがUnity
          • うまくいけばBtrFS
          • いろいろ仮想化
          • 開発プロセスの変化:誰でもパッチ投稿できるようになるかも
          • LibreOfficeとかBansheeとか

      • 引き続いて、Canonicalに近いゲスト二名(Canonical社員ではないので注意)を紹介。招き入れる
        • Emmet Hikory / Ubuntu Community Council+Ubuntu Developer Membership Board+Ubuntu Membership Board(Asia and Oceania), その他沢山
        • Rolf Leggewie / ドイツと日本を行ったり来たりする陽気なドイツ人で、日本語関連のバグの英訳や適切な人への猛プッシュをしてくれている人
        • それぞれ1分ぐらいのスピーチを当日お願いする
          • Hikoryさん遅刻してくるかも。
      • 通訳はなし、必要に応じてサマリをubonさんから
  • 14:15-25 Ubuntu 10.10紹介 :村田信人
  • 14:45-55 Ubuntuはこんなにも素晴らしい!・・・ということを、もっと世の中に知らせよう!:ubon

ライトニングトーク

  • 15:15-15:25 vine_usrさん 「Blogで繋がるUbuntuコミュニティー 〜独学Linuxの作り方〜」
  • 16:00-16:10 TODO 候補推薦を!

    • OPINION: 時間調整用もしくは当日枠として残しておくのはいかがでしょう?

  • その他、適宜、インタビュー形式で話を聞くコーナーを設け、初心者の方にもお話を聞けるようにする。

エンディング

  • 16:30-16:40 お楽しみ抽選会〜記念撮影
  • 16:40 クロージング・トーク
    • OPINION: お礼の言葉をJapanese Teamを代表してhitoさんから

    • OPINION: お礼の言葉をJapanese Teamを代表してnobutoさんから(無茶ぶりしてみる)

    • OPINION: 当日の体調(声調?)次第ではありますが、後者に一票(shibata)

  • お開き、2次会会場の案内
  • 中央線(国分寺立川間)が21:30~高架化工事のため運休するとアナウンス。

記念撮影コーナー

  • Ubuntuのロゴのように3人一組での記念撮影
    • [済] 撮影用のデジカメを一台確保:@ubon
    • 専用コーナーを設置、コーナーサインの掲出
    • スチール、映像収録/配信共に、撮影に関しては事前にコンセンサスを得る。
      • -> 当日タスクリストに追加した

プレゼントタイム

  • 集まったプレゼント数量に合わせて、 LTの前に数回に分けて実施。
  • 割り振りは当日。目玉賞品は最後の方で。
  • 受付時に書いて頂いたカードを抽選箱から引いて、当選者を読み上げる。不在の時は次の人へ。

特定非営利活動法人エルピーアイジャパン様より:

  • 特製ポロシャツ(メンズ・ブラック) 1枚
  • オリジナルマフラータオル 2枚
  • クリーナーつき携帯ストラップ 5個

株式会社晋遊社様より:

  • [確保済] Linux 100% 8冊(ubon)

その他:

  • フィギュア 1体
  • 互換オフィスアプリ 1箱(?)
  • Bluetoothマウス 1個
  • iCharge Lite 1個
  • USBハブ 1個
  • インストール用に持ち込むUSB CD-ROMドライブ(会場で開ける新古品をそのままプレゼント) 1台
  • ストラップ 6
  • バッジ 12

現状合計:40個

  • FIXME メッセンジャーバッグは?

会場

  • 電源 225A
    • Mic/Presenコーナー:3個口x1,7個口x1
    • インストールコーナー:8個口x2,3個口x1
    • ラウンジでのPC利用:7個口x2
  • インターネット接続無し、モバイル回線を持ち込む必要あり。
    • WiMAXモバイルルーターを持参(ubon)。接続テスト済み
    • その他回線の状況は?
      • 公衆無線LANサービスは利用不可
      • FIXME: WiMAXの収容数はそれほど多くない。参加者にustream優先のため使わないよう要請しなくてよいか?

      • 店のインターネット回線は使用不可
  • ライトニング・トーク/インタビュー & Ustream中継コーナーを設置

  • 天吊の42インチモニタ4台からPC画像を出力可能
    • ミニD-Sub 15ピン出力をコンバータ経由で入力
    • ケーブルが短いので延長コードで対応。購入済み
    • 最大解像度 1024x768
  • マイク使用可
    • 2本のうち1本はケーブルが短い。延長ケーブル持ち込む必要あり。最悪は1本で対応。:(TODO:ubon)

  • インストールコーナーは飲食禁止エリアに
  • 記念撮影コーナーを会場一角に設置

準備物

  • [済] 案内ポスター(A3ヨコ:5枚)テラス席にボードで2枚、ガラス面に3枚掲出:http://ht.ly/33zP9

  • [済] ポスター張付け用、メンディングテープ
  • [済] 受付案内表示(A4タテ:5枚、パウチ対応): http://ht.ly/33zNG

  • [仮] 名札(関西に何枚?→これをスタッフ用として利用)
  • [済] スタッフ向け腕章もスタッフが着用
    • 合計15枚。10枚黒で5枚赤。
  • [済] 名札(ゲストの名札は名刺大のシール)(ubon)
    • 未成年は赤枠
  • [済] マジック7本(ubon)
  • [仮] 申込リスト、ボールペン(ubon)
  • [仮] つり銭:1000円札 x15枚・5000円札 x5枚・500円玉 x20枚 合計50,000円準備(ubon)
  • [済] つり銭、参加費を保管する箱、財布、トートバック(ubon)
    • オープン時の受付は、箱で対応。開始後は、ショルダータイプ&斜めがけの目立つ赤いバックを用意

  • [済] テーブルタップ(電源系統:11/1会場打ち合わせ時にチェック)
    • Japanese Team備品確保済み
  • [ ] 10.10日本語Remix CD 10枚(nobuto)
  • [済] USBメモリ (ubon)
    • 4本確保 (10.04 x1 + 10.10 x3)
  • [ ] (できれば)USB CD-ROMドライブ (hito)
  • [済] 初心者向けインストール手順の紙を用意(A3両面2つ折り)(ubon)
    • [100部印刷2つ折り済み;http://ht.ly/34lKa]

    • [済] インターネット接続無しにより、インストール後の言語サポート周りの設定が完了しないことのフォローをガイドに追加記載
    • [済] 部数:100部(A3を二つ折済み)
  • 擬似「jp.archive.ubuntu.com」:用意しない。
  • PXEブート&インストールは行わない。
  • [済] 参加者限定リミックスDVD (ubon)
    • 内容詳細は=>http://viva-ubuntu.com/?p=4332

    • TODO:LoCoによるイベントで配布してライセンス上の問題がないか、メンバーによる確認が必要。

  • インストールされているパッケージの一覧
    • パッケージを用いずインストールしたソフトウェアの確認
    • Remix版のパッケージ一覧 =>http://ht.ly/34NJt

    • 標準版のパッケージとの差分 =>http://ht.ly/34NIN

    • ◆Partner Repository:Adobe Acrobat Reader, Adobe Air, Skype, Sun Java JRE,
    • ◆個別パッケージ:NeverNote, Team Viewer, DamnVid, HandBrake, Unetbootin, Ubuntu Tweak, Clip Grab, Activity Journal, Elegant GNOME, PDF Mod, PDF-ShufflerGoogle Gadgets

    • ソースを希望する際の問合せ先(GPL2対策)=>問い合わせ先メールアドレス(ubon)、注意事項を書いたページ(隠しアドレス)のURLを盤面にシール張り。

    • ubon LT: http://ht.ly/34Olo

  • [済] 11/1天井モニターとPCの接続をチェック。ケーブルの長さが足りないので延長ケーブルを購入済み(ubon)
  • マイクスタンドが無いため、PCのデモ時にMCがマイクを持ってあげる必要あり。

Cost

  • 料理・飲み放題のコストは、「参加人数 x \3500」です。
    • 50名の場合、店内部分は全て貸切が可能。これによりマイク、天井吊りのモニターなどを使った内容で進行が可能。一般客は店外のテラス席のみで対応。
      • 本来は、80名で全店の貸切だが、土曜の昼食、夕食を挟んだ時間での開催設定のため、店舗側が譲歩してくれています。
    • 本予約を入れた時点で、店内全部の貸切をする場合、@3,500x50p が最低の費用として必要となります。
      • 本予約後に、実参加者が50名を切った場合、Japanese Teamによるキャンセル分の補填予定。
    • 50名以降、参加ひとり毎に@3,500が加算となります。参加申込を直前まで受け付け。
    • 人数が増えた場合の、料理の追加手配は前日の17時まででOK。
      • 参考:会場の最大キャパシティは120人。100人を越えるとインストールコーナーを潰さなければならなくなり、120人となると、店外席も利用する必要があります。70〜80名程度が、全店貸切としてはちょうどいい感じになりそうです。)
  • 学生/未成年の負担金額
    • 店側が学生/未成年の料金として特別に2,000円を提案
      • 「店側の」学生/未成年者価格は事前予約分12名で合意
      • -> Japanese Team予算からの出費分も予定通り20,000円を出す。

二次会

View & Notes

スタッフ確保状況

(敬称略) 11/4 17:09 現在10名。

  • u-bon
  • nobuto
  • hito
  • shibata
  • Leggewie
  • vine-user
  • 長谷川
  • コロン
  • chai
  • しばたGL

申し込み状況

2010/11/05 17:00現在

  • 合計79名:
    • Twitterアカウントあり:66名
    • 未成年/学生:12名
    • インストールを希望している人:1名

簡易タイムテーブル

12:00   スタッフ集合
12:50   店への入場開始
      オープン前後は、テラス席全体で受付対応。(5名?)
      入場後はウェルカムドリンクを提供。(開場内での誘導、アナウンス 1名)
           ※誘導・アナウンスはお店のスタッフにも手伝ってもらえる
13:20以降 入り口付近での通常受付体制に移行
試算:
 来客規模=30min / 70〜80名
 アベレージ2.5名/min、ピーク4〜5名/minを捌ければOK。
 受付に6名取れるならフロント4/バックエンド2で安定。フロント4のうち1はイレギュラー対応(兼釣り銭バッチ作成)を兼ねる(ハナから3+2でも安定するともくろむ)。
釣り銭処理試算:
 発生する可能性があるのは 500円玉 / 500円玉+1000円札 / 500円玉+1000円札+5000円札 の3パターン。
 生成コストはいずれも低い?

UbuntuJapaneseWiki: Events/OfflineTokyo201011/Staff (最終更新日時 2012-01-10 11:49:04 更新者 匿名)