準備

  • ubuntujpアカウントでATNDページを作成した。
  • 想定スタッフ(今のところ6名; exhibitorは入場申請が要らないのでこの計算には含めない); name(ATND購入ID)形式。
    • primary: hito(P0019TO), shibata(P0019W4), chonan(P0019TS), kazken3(P0019UK)

    • helper: glshibata(P001A5X), naruoga(P0019U1), Dolphin1714(P0019TV), nekomatu(P0019TY), ryunuda(P0019U0), manzyun(P0019U0), hanetsuki(tbd)

    • exhibitor: yutaka-m
    • ustream: k_taka@gihyo.jp

    • [-] イベントレポート用カメラマン: 誰?
      • カメラだけは準備しておくので誰か適宜撮影してください
  • 「がっつりやってやるぜー」という人はprimaryの欄に、「現地でだけなら手伝ってもいいよー」という人はhelperの欄に識別できるハンドルを書いてください(あと合計人数を足しておいてもらえるとうれしい)。
  • 注意:スタッフ参加する人もATNDに登録してください。「スタッフなのに満席だー」という場合は Twitter:_hito_ 宛にツッコんでください……。……もういないよね?

--- イベント準備のためのチェックリスト (from https://wiki.ubuntulinux.jp/WIP/Events/CheckList

会場関連確認事項

  • 電源は使える
  • 無線も貸してもらえる
  • 飲食関連
    • 食べ物はにおいのきついものはNG
    • ほかは応相談
  • 六本木ヒルズだからいくらでも調達できそう?
    • 場所確認済:サブウェイ、成城石井、ファミリーマート
  • 入退室管理
    • イベント当日の参加者の氏名と入退室管理が必要
      • 入り口で入館カードを受け取ってもらう
    • イベント当日はグリーさんの方で入退室付き添いが必要(エレベーター等にセキュリティカードが必須)
      • 15分とか30分に一度ピストンするパターンで対応する
      • 途中参加は「いつでも可」は厳しそう。呼んでもらうベースとかなら可か。
        • Twitterでハッシュタグつけてmentiton飛ばしてねとか。
        • [x] Twitterアカウント以外で登録している人はどうする?
          • メールアドレスを併記することにした。
        • [x] 上記が決まったらatndと Events/OfflineTokyo201305 をアップデートする

          • Events/OfflineTokyo201305を更新した。

          • atnd側には入館周りは書かない(書くとsplit brainに猫まっしぐらなので書いてはならない)
          • [ ] でもatnd経由の直前連絡メールには書く。出すのは5/24(金)。
  • ゴミは関係者で持ち帰り
  • 物販は可能
  • 館内禁煙

協賛

  • グリー株式会社

スタッフ的なタイムテーブル

5/20

  • [x] 事前アナウンス from ATND

5/21

5/23

  • [x] 入場者リスト連絡
    • ATNDのリストにk_takaさんとsatoritsuさんを加えること
    • ATND的に追加して連絡した(実際にはthatsdoneさんを加えて+3)

5/24

  • [ ] 再・事前アナウンス from ATND
    • ATNDの仕組み的にReady.

当日

イベント会場の確保レンジは 12:00-17:30

(時間)

(表側)

(裏方側)

11:00 事前集合

飲み物・軽食類(補助的な分)を確保するために日比谷線改札前に集合。ドコーってなった方は、070-5555-1437(hito) まで

11:50 森ビル前に集合

来れる人だけでいいです。このタイミングじゃムリって場合は通常入館(12:30-)で。

12:00

OpenStandia 私市さんからの差し入れ受け取り

12:00

グリーさんへ入館

12:30

一般入場開始&前フリ&事前じゃんけん大会

入場まわりで大わらわ

会場を作るための作業を来場者にお願いする

Ustream開始

UstreamのURLを知らせる

13:10

ケータリング到着の予定

13:15

一般入場終了、兼、遅刻した人向け入場タイミングその1

13:30

遅刻した人向け入場タイミングその2

13:45

遅刻した人向け入場タイミングその3

14:00

遅刻した人向け入場タイミングその4

16:00

撤収準備:スタート

スタッフ側で撤収準備上クリティカルなものがあればここで知らせる

16:30

撤収準備:本格化

17:00

撤収目安

17:30

完全撤収

完全撤収

事前作業時の購入品目

事前
  • [x] スタッフ用腕章x10
  • [x] メモ用ロディア
  • [x] サインペン多数
  • [x] Software Design6月号 x5冊
  • [x] サーバー本 x1ぐらい

当日
  • サブウェイ:計3000円弱
    • NOTE: パーティー仕様にしなくていいです(ゴミが出てかえって大変なので通常包装が望ましい)
    • ベジー向け:アボカドベジーのフットロング x3(=6人前)
    • 通常予備 :ローストチキンのフットロング x3(=6人前)
    • ストゴ向け:イベリコ豚の厚切りベーコンのフットロング x3(=6人前)
  • ファミリーマート:計4000円ぐらい
    • 紙コップ 30人分(会場に飲み物があるので予備)
    • ガムテープ x1
    • おてふき x4(筒スタイルのやつ)
    • 30 or 45Lゴミ袋 x1
    • NOTE: 皿とフォークはグリーさんから提供頂ける
  • 成城石井:計:5000円ぐらい
    • おーいお茶 2L x2(予備)
    • 輸入クッキー類(Walkersとかデストルーパー系。単価400〜500円ぐらい) x5箱
    • 輸入チョコレート類(でかくて個包装になってるやつ。単価800〜900円ぐらい) x3袋
    • [x] イベントページの「また、会場内に自販機がありませんので、飲み物等はご自身でご用意ください。」はそのままでいいのか。
      • これはそのままでOKなはず(カオスになる可能性もあるけど)。
  • その他
    • [-] 来場者が13.04 Remixをインストールするor持ち帰るためのDVD-Rを用意するべき?
      • しない
    • [ ] 来場者が13.04 Remixをその場でインストールするためのUSBメモリーを用意するべき?
      • インストール済みのものは準備しとく予定
      • x6個ほど調達はした

じゃんけんの商品(8Kぐらい)

  • Software Design6月号 x5 + サーバー本 x1を事前調達予定
    • [-] いつ・どこで調達するのか
      • 5/24(金)に事前確保予定

会場案内用

  • LL階エントランスに来場者が来たとき、受付・案内の人を気づいてもらえる何か
  • スタッフ用の腕章かそれに準ずる、来場者がスタッフだと気づける何か

イベント4週間前〜

  • [-] 開催場所を決定しましょう。
    • [-] 開催場所と、食事を提供できるか確認しましょう。
    • [-] 食事を出す場合、各種の食物禁忌に対応してもらえるか開催場所に確認しましょう。少なくとも以下を確認しましょう。
      • 未成年などのためのソフトドリンク
      • ベジタリアン
      • 甲殻類(エビ・カニ)アレルギー
      • 卵・小麦のアレルギー
      • NOTE: 参加者に聞かれてからではいけないのか?: ベジタリアンや各種アレルギーのある参加者は、「イベントに参加できるか確認する」のではなく、「そもそも参加しない」という選択を取ってしまうものです。あらかじめ店舗に確認し、可否を明確にしておきましょう。
    • [-] 飲食物を提供する場合、出るゴミの分別、処理手順について会場に確認しておきましょう。
      • 自前処理が必要
  • 中途入退室が可能か確認しましょう。
  • [ ] 主催者側・ゲストの間で、当日のタイムテーブルをもとにした意識合わせをしましょう。
    • イベントの方向性・対象ユーザー・当日の流れ・スタッフが何人必要か等。

イベント3週間前〜

  • [-] ゲストに何かしゃべってもらう場合、「話してほしい内容・目的・時間・ユーザー層」の意識合わせをしましょう。
    • 今回のユーザー層は不定。リリースパーティ。
  • [x] この時点までに開催日・開催場所を確定させましょう。
  • [x] イベントの詳細をメーリングリスト・フォーラム・Mixiなどに流しましょう。
  • [x] 可能な場合は勉強会カレンダーにも掲載してもらいましょう。
  • [x] お手伝いしてもらえるスタッフの募集を始めましょう。
    • [x] 進行確認・会場設営・会計の三人は必ず必要です。兼任しないようにしましょう。
      • 今回お金取らないので会計要らない
      • 会場設営:shibata
      • 進行確認:hito
    • [x] 司会も必要です。進行確認が兼任しても構いませんが、大変です。
      • 司会:chonan
    • [-] 会場設営は力仕事をする人が数人必要です。
      • 来た人にお願いするから大丈夫!(だとおもう)

イベント2週間前〜

  • [x] こまかなタイムテーブルと、会場における注意事項を完成させましょう。
    • 完成させたつもりでも、抜け・漏れがあるかもしれません。他の人にも確認してもらうべきです。
    • イベントは予定通りに進みません。時間的なマージンをどこかに取っておきましょう。
    • [x] タイムテーブルが完成したら、司会を担当する人に引き渡しましょう。
    • [x] ゲスト向けのタイムテーブルと、実際にしゃべってもらう時間が食い違う場合、この時点で連絡しておきましょう。
      • テーブル上は20分、でもゲストには15分で頼んでいると、ゲストの側で気をきかせて20分しゃべるつもりになるかもしれません。
    • [-] 今回のゲスト向けタイムテーブルは当日決める、で問題ないか?
      • 当日決めるでないと回らない(流動性が高い)のでむしろ事前に決めると死ぬ。
  • [-] イベント後の宴会の準備を始めましょう。
    • 今回は宴会やらない。
  • [x] 当日必要な物品リストを作りましょう。電源タップや筆記用具などは必ず必要になります。
    • ボールペン x5 / ノート x1 / ガムテープ x1
    • 「事前作業の購入品目」参照

イベント1週間前〜

  • [x] イベント案内のリマインダーを流しましょう。
    • 5/20にATNDシステムから送信済み
  • [-] 主催者側・スタッフ・ゲストの間で、当日のタイムテーブルをもとにした意識合わせをしましょう。
    • 微妙に不十分な気がするけどGo.
    • [-] ゲストに「何時からしゃべってもらうのか」を確認するのは重要です。
      • ゲストおらへん
    • [x] 準備を行う人が何時に集合するか決めましょう。
    • [x] 当日、準備時間中に人が来てしまった場合の対応を決めましょう。
      • 12:30より前は入れないので問題なし(たぶん)
    • [x] 当日、判断を行う最終責任者を決めましょう。権限移譲を事前に決めておくとスムーズです。
      • hito -> chonan -> shibata の順番でその場に居る人に移譲。

  • [-] 物品を発送する場合、運送業者に預けましょう。
    • 物品なし(Tシャツその他ノベルティは持ってきてもらう)

イベント3日前〜

  • [x] 当日の連絡先を公開しましょう。
    • [x] 誰かのケータイでも構いませんが、参加者だけに届くようにしましょう。
  • [x] 当日司会が来場者にアナウンスする会場における注意事項をまとめておきましょう。
  • [ ] 当日のタイムテーブルを確認しなおしましょう。

イベント前日

  • [ ] 物品リストをもとに、荷物の準備をしましょう。
  • [ ] Wikiの内容を印刷しておきましょう。
    • 担当:shibata

イベント当日

  • イベント参加者とコンセンサスを形成しましょう。
    • 顔出しNGの参加者もいます。ビデオ撮影やライブ中継を行う場合は、必ず参加者に周知しましょう。
  • イベント当日に行うことは、イベント2週間前から作成したタイムテーブル次第です。

イベント後

  • イベントレポートを作成しましょう。
    • イベントレポートには写真を貼付しましょう。
      • 写真に参加者の顔が写っている場合、参加者に掲載許可が取れているか確認しましょう。
  • [x] 今回使った「当日アナウンスする注意事項」をWiki化し、次回以降使えるようにする(shibata)

UbuntuJapaneseWiki: Events/OfflineTokyo201305/Staff (最終更新日時 2013-12-14 22:48:08 更新者 hito)