準備

  • [x] ubuntujpアカウントでATNDページを作成する
  • 想定スタッフ (今のところ確定8名; exhibitorは入場申請が要らないのでこの計算には含めない); name(ATND購入ID)形式。
    • primary: hito(P002BGG), chonan(P002BPN), MurabitoL(P002BFB), glShibata(P002BOJ)
    • helper: nekomatu(P002BEH), m_TwT(P002BE6), kochiwa(P002BIT), RyunUda(P002BE7)

    • exhibitor: yutaka-m
    • いっぱんじん参加者: ikuya(P002BI5)
    • ustream: gihyo方面から2
    • [-] イベントレポート用カメラマン:
      • カメラだけは準備しておくので誰か適宜撮影してください
  • 「がっつりやってやるぜー」という人はprimaryの欄に、「現地でだけなら手伝ってもいいよー」という人はhelperの欄に識別できるハンドルを書いてください(あと合計人数を足しておいてもらえるとうれしい)。
  • 注意:スタッフ参加する人もATNDに登録してください。「スタッフなのに満席だー」という場合は Twitter:_hito_ 宛にツッコんでください……。

会場関連確認事項

  • 電源は使える
  • 無線も貸してもらえる
  • 飲食関連
    • 食べ物はにおいのきついものはNG
    • ほかは応相談
  • 六本木ヒルズだからいくらでも調達できそう?
    • サブウェイ、成城石井、ファミリーマートが地下にある。その他周辺にいくらでも。
    • 今回はケータリングである程度調達するのも併用。飲み物類はカクヤスで確保できる(ハズ)。
  • 入退室管理
    • イベント当日の参加者の氏名と入退室管理が必要
      • 入り口で入館カードを受け取ってもらう
    • イベント当日はグリーさんの方で入退室付き添いが必要(エレベーター等にセキュリティカードが必須)
      • 15分とか30分に一度ピストンするパターンで対応する
      • 途中参加は「いつでも可」は厳しそう。呼んでもらうベースとかなら可か。
        • Twitterでハッシュタグつけてmentiton飛ばしてもらう
        • [x] Twitterアカウント以外で登録している人はどうする?
          • メールアドレスを併記して対応
        • [ ] atndと Events/gihyojp-recipe-300 に反映

          • Events/gihyojp-recipe-300を更新した。

          • atnd側には入館周りは書かない(書くとsplit brainに猫まっしぐらなので書いてはならない)
          • [ ] でもatnd経由の直前連絡メールには書く。出すのは12/19(木) or 20(金)。
          • 19日のメールには書かれていなかった。
  • ゴミは関係者で持ち帰り or GREEさんに甘える
  • 物販は可能
  • 館内禁煙

案内しておくべきこと

  • 上記の注意事項
  • [x] 入館証相当のものはなくさないでね、という話。
    • 添付のodpファイルに反映済み。
  • [x] メニュー案内&残さず食べてね的なこと
    • 添付のodpファイルに反映済み。

ケータリング:
  たっぷり満足デラックスプレート
     厚切りベーコン、ソーセージ、オリーブ&ピクルス、チーズ2種、完熟トマトのコロッケ、シーザーサラダ
  串揚げ盛り合わせ Lプレート
     うずら串、豚ヒレ串、蓮根すり身エビ串、なす肉詰串フライ
  お腹いっぱい洋風満足プレート
     骨付きソーセージ盛り合わせ、ニョッキアラビアータ、Mixサンド、特製お米のサラダ、特製タコス
  イカフライと鶏のから揚げ x2
  ライスコロッケとポテトフライ
  牛たたきのサラダ

サブウェイ(↑のメニューが食べられない人用)
  生ハム&マスカルポーネ
  アボガドベジー
  たまご

協賛

  • グリー株式会社
  • [x] 技術評論社さんは「協賛」に入れて可?
    • やや微妙なので現状ママ。

スタッフ的なタイムテーブル

11/25

  • [x] 事前アナウンス from ATND

11/26

  • [x] 予算確保
    • 会場費込みで10万円確保済
    • たぶん飲食物だけなので5〜6万でイケる

12/10

  • メニューの決定
    • [済] ケータリングでおつまみ類
    • サブウェイのサンドイッチ
      • 人数分?
      • ヒルズの地下で当日注文の予定
      • [済] 買いだしリストに反映した
    • カクヤスで飲み物類

12/18

  • [-] 再・事前アナウンス from ATND
    • ATNDの仕組み的にReady.
      • Readyじゃなかったらしい。

12/19 or 12/20

  • [ ] 事前アナウンス from ATND
    • 入館案内と「遅刻した人へ」が入っていないのでもう一度送信?

12/20

  • [ ] 入場者リストをGREEさんへ連絡

当日

関連情報:

開催時間:12:00-18:00
受付時間:12:30-13:30

無線LANの希望ID:ubuntujp

以下が会場から借用できます.

・ワイヤレスマイク: 2本
・電源タップ5口: 6本
・ピンマイク:要(1個)
・Ust配信機材:ビデオカメラ・三脚

時間テーブル(案)

時間

表側

裏方側

11:30

-

飲み物・軽食類(補助的な分)を確保するスタッフは日比谷線改札前に集合。迷子になったら、070-5555-1437(hito) まで

12:00

-

事前準備参加できるスタッフは森ビル前集合。このタイミングに間に合わないスタッフは通常入館(12:30-)で。

12:00

-

スタッフはグリーさんへ入館(前回は12:30まで待機だったか今回はすぐに入る)、受付担当数名を1Fに残して残りは会場へ。この時点で清算できるものは清算しておく。

12:30

一般入場開始

入場まわりで大わらわ

会場を作るための作業を来場者にお願いする

13:00

Ustream開始

UstreamのURLを知らせる(hito/twitter)

会場内諸注意の説明+Topics/Recipeについて説明(shibata)

-

13:10

(随時食事開始)

ケータリング到着の予定、ただし前後1時間のうちのどこか

13:15

一般入場終了

遅刻した人向け入場タイミングその1

13:30

セミナー開始その1

遅刻した人向け入場タイミングその2

13:45

-

遅刻した人向け入場タイミングその3

14:00

-

遅刻した人向け入場タイミングその4

14:15

セミナー開始その2

二次会に関して確認?

15:00

セミナー開始その3

-

15:45

セミナー開始その4

-

16:00

撤収準備:スタート

スタッフ側で撤収準備上クリティカルなものがあればここで知らせる

16:30

LTなどなど

-

17:00

閉会の辞(shibata)

撤収作業を来場者にお願いする

17:30

撤収目安

退館に向けての誘導準備

18:00

完全撤収

完全撤収

  • 各セミナーの時間は40分以内ぐらいを目安に、短い場合はセミナー間をとって調整する。
  • 昼食の到着時刻は当日にならないとわからない。到着時はhitoさんと松澤さんが対応する必要がある。
  • 昼食到着までは長南さんもしくは柴田の話で時間を調整する。
  • 昼食が遅くなりそうだったら、おかし・サブウェイを先に展開する。
  • [x] ATND上は15:00終了になっているが撤収目安も15:00に変更?
    • イベントページだと12:00-17:15になっているので、どちらかに合わせる
    • すまぬイベントページが嘘つきだった。18:00まで会場を借りてます。
  • [x] 今回、LT枠は設ける?
    • 基本的に、ゆるふわでLTしてもらう感じで。

事前作業時の購入品目

事前

  • [x] スタッフ用腕章x10
    • shibataが当日持っていく
  • [ ] メモ用ロディア
  • [ ] サインペン多数
  • [x] じゃんけんの景品類
    • shibataが当日持っていく(購入済)
    • Software Design 1月号 x5
    • サーバー本 x1

当日

  • [ ] hito+GREEの人で、ケータリングの受取の必要がある。
    • 13:00前後(よってこの時間帯hitoいません)
  • 買いだしチームは「サブウェイ&ファミリーマート&成城石井」担当と、カクヤス担当の2チームに分かれる。後者がすごい力仕事。


買わないといけないものリスト(最新版)

※重要:領収書ゲットしてきてくださいね(レシートでも可)

食料品買い出しチーム(3〜4人ぐらい) ; 2万

  • ファミリーマート
    • □紙皿    40枚ぐらい
    • □紙コップ  30個ぐらい
    • □スプーン  20個ぐらい
    • □割り箸   50個ぐらい
    • □おてふき  x2筒
    • □ゴミ袋   x1
    • □ガムテープ x1
  • サブウェイ
    • 「生ハム&マスカルポーネ / アボガドベジー / たまご」のパーティトレイ x3

      • 味付けはお店お任せで。
  • 成城石井
    • □おつまみになりそうなもの  3000円分ぐらい
    • □輸入菓子類         3000円分ぐらい
    • □買い物担当者の食べたいもの 2000円分ぐらい
    • ※ なるべく個包装のものにしてください。
    • 重要:びっくりするぐらいの量ですが、買ってしまってください。この程度なら余りません。

飲み物買い出しチーム

  • 350ml缶のアルコール(普通のビールで可) x24の箱 x3
  • 2Lペットボトルのソフトドリンク x8


  • その他
    • [-] 来場者が13.10 Remixをインストールするor持ち帰るためのDVD-Rを用意するべき?
      • しない
    • [ ] 来場者が13.10 Remixをその場でインストールするためのUSBメモリーを用意するべき?
      • インストール済みのものは準備しとく予定
      • x6個ほど調達はした(hito私物)
      • 別になくてもいいかなぁという気はするが、USBメモリだけは持ち込んでおく。
  • じゃんけんの商品(8Kぐらい)
    • Software Design 1月号 x5 + サーバー本 x1を事前調達予定
      • shibataが持っていく(購入済)
  • 会場案内用
    • LL階エントランスに来場者が来たとき、受付・案内の人を気づいてもらえる何か
    • スタッフ用の腕章かそれに準ずる、来場者がスタッフだと気づける何か
    • 会場の注意事項


イベント準備のためのチェックリスト

イベント5週間前〜

  • [x] 開催日程を決めましょう。
    • [-] 同地域で行われる他のイベントと重ならないようにしましょう。
      • 勉強会カレンダー参照
    • [x] 通常は土日にするべきです。
      • 土日以外の場合、平日の19時や20時開始としましょう。19時終業の企業もあるので、19:30などにすると良いでしょう。
  • [x] イベントを開催する場所を決めましょう。
    • たいていの場合、すぐには決まりません。
    • [x] 会場のそばにコンビニがあると便利です。
    • [x] イベント会場は駅になるべく近い場所にしましょう。コスト的な理由で遠くになってしまう場合も、できるだけわかり易い場所にしましょう。
    • [x] 駅から開催場所へのウォークスルーを準備しましょう。
    • [x] 中途入室ができるか確認しましょう。
    • [x] 物品を宅配で搬入する場合、お店に事前の受け取りと、当日までの保管をお願いできるか確認しておきましょう。
  • [x] イベント会場の入り口に受付を作れるか確認しましょう。
    • [x] 金銭授受が発生する場合、少なくとも机と椅子が必要です。店の入り口、あるいは入り口の手前に机と椅子を並べられるか確認しましょう。
    • [x] 店舗にも確認しましょう。店の外にはみ出すには色々な許可が必要です

イベント4週間前〜

  • [x] 大まかなタイムテーブルを作りましょう。何時集合、何時解散のレベルで構いません。
  • [x] ゲストを呼ぶ場合、ゲストに連絡をとって予定を押さえてもらいましょう。
  • [-] 店舗と相談しながら、参加費用を確定しましょう。
    • [-] キャンセルは必ず発生します。1〜2割のキャンセルを織り込んで予算を計算しましょう。
    • [-] 学生・未成年にはなるべく負担にならない金額にしましょう。
      • なるべく学生の参加者の参加費用は1,000円になるようにしましょう。どうしても上回ってしまう場合は、大学生の上限は2,000円、高校生の上限は1,500円、それ以下は1,000円と考えましょう。
      • アルコールが出るのであれば、未成年は安くしましょう。
    • [-] 一般の参加者の参加費用は、なるべく3,000円程度までにしましょう。
    • [-] 受付で金銭の授受を行なう場合、費用は切り上げて千円札だけで構成できる金額にしましょう。
      • たとえば2,500円であれば、3,000円に切り上げましょう。
    • [-] 費用を算出する場合、参加者のうち1〜2割は必ずキャンセルするものです。キャンセル分を折り込みましょう。
      • 費用が大幅に余った場合、イベント終了時に参加者に還元してもよいでしょう。
      • キャンセルする参加者は、当日の天候や交通状況などによって、大きく変化するものです。大幅にキャンセルが増えても開催側の負担にならないよう、店舗とあらかじめ交渉しておきましょう。
        • 具体的な例を出して確認しましょう。例:「参加予定人数は40人で、前日に40人で予約を入れるとします。実際には25人しかこなかった、という場合の費用はどうなりますか?」
        • 必要に応じて、コースとなる料理の注文量を減らす・参加金額を引き上げる等、キャンセル連発によって赤字にならないように確認しましょう。
  • [x] 開催場所を決定しましょう。
    • [x] 開催場所と、食事を提供できるか確認しましょう。
    • [x] 食事を出す場合、各種の食物禁忌に対応してもらえるか開催場所に確認しましょう。少なくとも以下を確認しましょう。
      • 未成年などのためのソフトドリンク
      • ベジタリアン
      • 甲殻類(エビ・カニ)アレルギー
      • 卵・小麦のアレルギー
      • NOTE: 参加者に聞かれてからではいけないのか?: ベジタリアンや各種アレルギーのある参加者は、「イベントに参加できるか確認する」のではなく、「そもそも参加しない」という選択を取ってしまうものです。あらかじめ店舗に確認し、可否を明確にしておきましょう。
    • [x] 飲食物を提供する場合、出るゴミの分別、処理手順について会場に確認しておきましょう。
  • 中途入退室が可能か確認しましょう。
  • [x] 主催者側・ゲストの間で、当日のタイムテーブルをもとにした意識合わせをしましょう。
    • イベントの方向性・対象ユーザー・当日の流れ・スタッフが何人必要か等。
    • メインスタッフチェック済み、ゲストは当日の説明で大丈夫。

イベント3週間前〜

  • [-] ゲストに何かしゃべってもらう場合、「話してほしい内容・目的・時間・ユーザー層」の意識合わせをしましょう。
    • [-] 内容の意識合わせをゲストにお願いする前に、主催者側で意識合わせをしてからにしましょう。
    • [-] ゲストにプレゼンをお願いする場合、プロジェクタ・PC用電源・マイク(どんなマイク?)の有無も伝えましょう。
    • [-] ゲストの都合が悪くなって参加できなくなることに備えて、代わりになる出し物を考えておきましょう。
    • たぶんゲストに依存しない(司会芸で頑張る)ので気にしない
  • [x] この時点までに開催日・開催場所を確定させましょう。
  • [x] イベントの詳細をメーリングリスト・フォーラム・SNSなどに流しましょう。
  • [-] 可能な場合は勉強会カレンダーにも掲載してもらいましょう。
  • [x] お手伝いしてもらえるスタッフの募集を始めましょう。
    • [x] 進行確認・会場設営・会計の三人は必ず必要です。兼任しないようにしましょう。
    • [x] 司会も必要です。進行確認が兼任しても構いませんが、大変です。
    • [x] 会場設営は力仕事をする人が数人必要です。
    • [-] 会計は、できれば2人ペアで行うのが楽です。
      • 会計なし

イベント2週間前〜

  • [x] こまかなタイムテーブルと、会場における注意事項を完成させましょう。
    • 完成させたつもりでも、抜け・漏れがあるかもしれません。他の人にも確認してもらうべきです。
    • イベントは予定通りに進みません。時間的なマージンをどこかに取っておきましょう。
    • [x] タイムテーブルが完成したら、司会を担当する人に引き渡しましょう。
    • [-] ゲスト向けのタイムテーブルと、実際にしゃべってもらう時間が食い違う場合、この時点で連絡しておきましょう。
      • テーブル上は20分、でもゲストには15分で頼んでいると、ゲストの側で気をきかせて20分しゃべるつもりになるかもしれません。
  • [x] イベント後の宴会の準備を始めましょう。
    • [x] 宴会の参加者を予測するのは困難です。会場の近場にある飲食店を複数確認しておきましょう。収容できる人数も確認しましょう。
    • [x] 当日の司会の作業リストに、「参加を募る」を追加し、飲食店をリストアップしましょう。
    • [x] 宴会の申し込みの担当者を決めましょう。司会や受付とは別の人にするのが安全です。
      • 当日の雰囲気で判断する(shibata)
  • [x] 当日必要な物品リストを作りましょう。電源タップや筆記用具などは必ず必要になります。

イベント1週間前〜

  • [-] イベント案内のリマインダーを流しましょう。
    • 前日に移動
  • [x] 主催者側・スタッフ・ゲストの間で、当日のタイムテーブルをもとにした意識合わせをしましょう。
    • [-] ゲストに「何時からしゃべってもらうのか」を確認するのは重要です。
      • 今回はかなり大雑把なスケジュールで対応する
    • [-] 準備を行う人が何時に集合するか決めましょう。
    • [ ] 当日、準備時間中に人が来てしまった場合の対応を決めましょう。
    • [ ] 当日、判断を行う最終責任者を決めましょう。権限移譲を事前に決めておくとスムーズです。
  • [ ] 物品を発送する場合、運送業者に預けましょう。

イベント3日前〜

  • [ ] 当日の連絡先を公開しましょう。
    • [ ] 誰かのケータイでも構いませんが、参加者だけに届くようにしましょう。
  • [x] 当日のタイムテーブルを確認しなおしましょう。
  • [x] 当日司会が来場者にアナウンスする会場における注意事項をまとめておきましょう。
    • 司会は読み上げるだけで済むようにしておくことが望ましいです。
    • 未定の部分は会場で追記できるようにしておきましょう。
    • ODPファイルとして添付済み
    • 元データ:https://wiki.ubuntulinux.jp/WIP/Events/Attentions

  • [ ] 事前準備に参加できるスタッフを確認しておきましょう。

イベント前日

  • [ ] イベント案内のリマインダーを流しましょう。
  • [ ] 物品リストをもとに、荷物の準備をしましょう。
  • [ ] Wikiの内容を印刷しておきましょう。
    • shibataが行う。

イベント当日

  • イベント参加者とコンセンサスを形成しましょう。
    • 顔出しNGの参加者もいます。ビデオ撮影やライブ中継を行う場合は、必ず参加者に周知しましょう。
  • イベント当日に行うことは、イベント2週間前から作成したタイムテーブル次第です。

イベント後

  • イベントレポートを作成しましょう。
    • イベントレポートには写真を貼付しましょう。
      • 写真に参加者の顔が写っている場合、参加者に掲載許可が取れているか確認しましょう。

UbuntuJapaneseWiki: Events/gihyojp-recipe-300/Staff (最終更新日時 2013-12-20 22:45:04 更新者 hito)