担当者が「( * )」になっているところは随時拾ってください。どなたでも編集して頂いてかまいません。

9.08に向けてのアクションアイテム

(凡例)

  • [??] できればやる(人手が足りなければ次回へ)
  • [ ] 前回からのコピペ
  • [○] 手つかず or タスク
  • [□] 要議論
  • [-] 検討済み、あとは手を動かすだけ/進行中
  • [済] 完了

当日朝の確認事項

  • [○] 名札の総数は?(shibataさん確保の20個を入れてもまだ追加調達が必要?)
    • 前回は50+10ぐらいで足りた感じ
  • [○] gihyoのTさんが10:00~10:30頃に到着して録画準備をします
  • [○] インストールスタッフとして参加して頂くかたへの説明事項
    • 買い出しが大規模なので、事前にそれなりに分担しておく
  • [○] 寄付金を入れる袋
  • [○] 買い出し時にレシートの受け取りが必須
  • [○] じゃんけん大会の賞品
    • サトリツさんからさくさくが5回分
    • 足りなければUSBメモリでも調達してGo
    • スペインみやげ(by henrich)

ASAPな作業

  • プロジェクト管理
    • [済] 持ち物リストの確定
    • [済] 印刷物のリストを作成する(shibata)
      • [済] 作成後mizunoに連絡
    • [済] イベント開始時に説明する内容
      • 実は生放送 or 撮影
      • 会場の利用上の注意
      • 出入りは自由ですが受付を通ってください
      • UBiLの話
      • 昼食会について
      • => 当日はmizunoがアナウンス

  • [済] 調達のデバッグ(hito)
    • 実際にタイムテーブルを脳内で走らせてみてヌケがないかチェックするだけ
  • [済] 調達の時間的デッドラインの明確化(hito)
    • デッドラインを発生させない調達スケジューリングにした
  • [済] 7/30(木):セミナー担当者への講演順・時間の連絡(shibata)
    • 今回は順番が講演詳細の時にほぼ確定していたので必要無し
    • リマインダだけ送る
  • [済] 7/30(木):参加者・スタッフへのリマインダ兼会場に関する諸注意?(shibata)
    • 参加者にはどうやって伝える?
      • ubuntu-jpの開催案内に追記でいいです。ただし全員にはdistributeされないので、当日別途再アナウンス

重要だが作業済みのもの

時限タスク

  • [済] テーマを決める
    • 2009.08は「Ubuntuを使ってみよう!」
  • [済] ATND作る(mizuno)
  • [済] 開催時間帯の確定
    • 12:00開場、18:00完全撤収で大枠は確定
  • [済] 開催の告知
    • [済] お手伝いスタッフの募集
      • 手伝いが必要な作業を簡単に例示
      • 集まらなかった場合は前回協力してくれた方に頼んでみる?
    • [済] ML、フォーラム(depend: 開催時間帯の確定)
    • [済] mixi(depend: 開催時間帯の確定)
    • [済] IT勉強会カレンダーに連絡(hito)
    • [済] ascii.jpとgihyo.jpで宣伝(hito)
  • お手伝い頂けるスタッフを招請する(shibata)
    • プレゼンでしゃべる(ライトニングトーク含む)人
      • [済] 告知
      • [済] 人数を集める
      • [済] ある程度人数が集まった時点で募集を終える
        • ショートセミナーについては随時受け付ける
    • インストールのおてつだい
      • [済] 告知
      • [済] 人数を集める
        • [しない] ある程度人数が集まった時点で募集を終える
  • [ ] Install Report Generator
    • checkboxがプレビューのためのXMLを吐けるようになったので、ひとまずこれを使ってもらう
    • ファイルをインストールサーバーにコピーしてもらう
      • 保存が必要なのは~/.checkbox/sumission.xml

      • 上記ファイルでXSLスタイルシートとして、~/.checkbox/checkbox.xslを参照しているが他のを使いまわし可なので保存する必要無し

      • [ ] plugins.bpicklesubunit.logの保存の必要性は?

    • インストールスタッフに余裕があれば、インストールサーバにでもcheckbox.xslを保存してもらう

  • 事前ミーティング
    • Google Chat/Skype/IRC/MLなどなどを用いて効率良く行う。
      • ある程度はJapanese TeamのIRCミーティングで肩代わりしてコストを下げる。
    • [済] スタッフ向け案内を流す (shibata) 7/19草案 7/21送信予定
    • [しない] スタッフ向けオンラインミーティングを行う()
  • [済] 座席配置(hito)
    • [済] レイアウト図の作成
    • [済] 配置計画の作成
      • 当日朝に配置する
    • [済] 電源敷設の方法
      • 最低限だけ当日朝にコンセントを出しておいてもらい、アドリブで配置する
  • [済] 開催日一週間前:セミナー担当者へのセミナーに関する連絡
  • [済] 開催日数日前:セミナー担当者への講演順・時間の連絡
  • [済] 開催日前日:セミナー担当者、インストールスタッフに緊急連絡先通知
    • 9.04同様、shibataの連絡先を伝える(shibata)

クロージング

  • [○] オフラインミーティングページのログ解析(hito)
  • [○] 広瀬電工さんに完了レポートを出す( )

リソース

  • 会場で使う備品(技術的なもの)
    • [○] インストールCDの量産( )
      • [○] そもそも何枚必要?( )
      • 最悪の場合、当日朝でも少量なら作成可能。
    • 光学ドライブは足りるのか?
      • 1台だけ準備しておいて、後はUSBメモリでカバー
      • Netbookでもカバーできるが、それは最後の手段
    • 実はUSBキーボードが必要だった?
      • 足りないと言われた瞬間にクレバリー二号店までダッシュして随時調達する。
    • USBスタートアップディスクの作成体験?
  • インストールサーバの構築
    • [済] インストールサーバーを準備する (hito)
      • 今回はjp.archive.ubuntu.comのフルコピーにする
      • -> と思っていたが、フルコピーにする意味が特にないので、今回も9.04のみ

    • DHCP/DNSをネットワークと連携させる必要がある
      • [済] DNSはjp.archive.ubuntu.comを詐称するようにpoisoningする(hito)
      • [済] DHCPのネットワークの配布範囲はIRCサーバと調整する(hito)
    • [しない] WLAN APとも連携させる必要がある(hito)
  • IRCサーバの構築
    • [しない] おそらくインストールサーバとは別に必要(hito)
    • [しない] インストールサーバのDHCPネットワークと事前に調整しておく(hito)
  • じゃんけん大会の景品
    • [済] ASCII-MWさんにムックをお願いする( * )
  • [済] 備品リストを準備する
    • [○] 不足している物品を把握する( )
    • [○] 当日の買い物リストを作成する( )
  • 配布物の事前準備
    • [済] 印刷物リストの作成(shibata)
      • ポスター A3以上 カラー 2-4部 会場貼り付け SVGファイル (shibata)

        • A3カラー*2 印刷完了(shibata)
      • 会場諸注意 A4縦 モノクロ 70部 全員配布 OO.o / PDF

        • 印刷完了 (mizuno)
      • 瀬尾さんチラシ A4横 モノクロ 70部 全員配布 9.04のものを流用
        • 印刷完了 (mizuno)
      • インストール手順:通常 A4横 モノクロ 70部 全員配布 PDF / SVG

        • 印刷完了 (mizuno)
      • インストール手順:ネット A4横 モノクロ 50部 希望者のみ PDF / SVG

        • 印刷完了 (mizuno)
      • IRCの使い方 A4縦 モノクロ 50部 希望者のみ PDF / ファイル一式

        • 印刷完了 (mizuno)
      • このページ - モノクロ 3部 スタッフ用

      • インストールスタッフ向け - モノクロ 10部 スタッフ用

    • ポスター・パンフレット
      • [○] 印刷のための締め切りを明確にする( )
      • [○] パンフレットを仕上げ直す( )
      • [済] ポスターを作成する
    • インストール手順リーフレット
      • 前回のものを流用
    • IRCの使い方リーフレット
      • 前回のものを流用
    • 瀬尾さんチラシ
      • 9.04のものを流用
    • 会場の注意点
      • [済] 9.08で追加すべきものをリストアップ (shibata) 7/20中
    • [-] 部数の確認(shibata)
      • 前回は80部で余りぎみ。

セミナ関連

  • [-] 演目(?)がかぶらないように調整する。1スロットにつき25分までの計算で8~9スロット強。
    • 以下にリスト(順不同)
    • => リストは直接案内ページを修正する。

  • [○] 飛び込みを受け付けるか決める
    • スロットが空いている状態ならアリ
  • [○] 当日のタイムラインを確定させる(mizuno)

リソース

スタッフ募集に手を挙げて頂いた方へ: 必要に応じて自由に編集して頂いてかまいません。

  • Staff
    • 受付:1名
      • 受付:shibata
    • インストールのトラブルシューティング:1名
      • 専従スタッフ統括:
    • インストールスタッフ:3名~(CDの配布、Q&A、ゴミ回収その他)

      • [済] インストールスタッフ宛に案内を出す(shibata)
        • FCSAY
        • nomurak
        • vine_user
        • 山田けんじ
        • 濱野
        • starshaped
    • 会場撮影:1名
      • shibataのコンパクトデジカメを貸出
    • 総合スタッフ:1名(買い出しその他・インストールスタッフの管理)(shibata)
    • セミナー担当:兼業3名~?
      • [済] ハンドルを表に出していいか確認する(募集時に確認済)
  • HQ
    • イベント統括:mizuno
    • 統括支援:hito

懇親会

  • [済] 懇親会を会場で行うための事前調整( * )
    • [済] 広瀬電工さんと調整する
      • 食べ物・飲み物の具体的な内容
        • 今回はお茶会?
      • 床等の備品を汚さない&ノンアルコール(=>万が一に備えて雑巾を確保する;備品リストに反映した)

      • ゴミはきちんと分別する(=>分別用にゴミ袋と養生テープを確保済)

        • 14:00 の時点でゴミはまとめておくこと
    • 必要なもの
      • 使い捨ての紙コップ・紙皿・フォーク・箸類
      • 余ったとき用の持ち帰りキット
        • プラ容器
        • ビニール袋
        • サランラップ
    • 人数把握用ATND
      • [済] 作成する(mizuno)
      • [済] 目安となる金額をATNDに反映する(mizuno)
      • [○] 会場で行うことをATNDに書く(mizuno)
  • 手配
    • [○] 秋葉原で手配できるケータリング類の調査 (hito)
    • [○] 撤収時にどれぐらいの量・タイプのゴミが出るのか確認
      • 厳密な予測はできないので、燃える/燃えない各75Lゴミ袋1で概算。
    • [○] ゴミの量・タイプともに許容できるか広瀬電工さんに確認
    • [済] 参加費の徴収方法
      • 今回も「原則無料だが寄付歓迎」でいきたい。
        • 「◎◎さんからいくら受け取った」を管理する人的コストなどない。
      • 余ったお金はDebianに寄付する!
    • [済] 目安となる金額をアナウンスする(mizuno)

タイムライン

プロジェクトタイムライン

日付

時間

アクション

備考

7/1(水)頃

懇親会人数把握用ATND作成・登録開始

ML/フォーラムへ開催/懇親会案内(jkbys)

「イベントのフォーマルな開催案内」

7/11(土)頃

参加スタッフ向け案内アナウンス

7/18(土)頃

懇親会費用fix

含 懇親会リマインダ流す

広瀬電工様へ確認メール

配置図、ゴミ処理確認、タイムライン

7/25(土)

[ ] ケータリング内容fix

含 懇親会人数確定タイミングの確認

7/27(月)

[ ] 備品リストの仮fix

[ ] 配布用リーフレットfix

含 印刷分担

7/29(水)頃

MLへのリマインダー

一般参加者向け、スタッフ向け

7/31(金)

懇親会仮人数把握

備品リストの最終fix

8/1(土)

当日

当日バックエンド作業

インストールトラック

セッショントラック

イベント管理

備考

9:30

(事前準備班集合・会場入り)

広瀬さんの会場回遊担当者の確認

(机配置・プロジェクタ配置・ACタップ配置)

(ネットワーク敷設・不足物手配、買い出し・受付用机配置)

(配布物確認)

11:00

(エレベータ周辺ポスタ配置・エレベータ降りた範囲で誘導ポスタ)

午前に話す人にプロジェクタをテストしてもらう

12:00

開場・受付開始・開始挨拶(jkbys, Hirose)

昼食以外の調達完了

インストールスタッフ打ち合わせ

12:30

セミナー

昼食調達開始

UBiLの案内流す

13:30

お茶会

午後の部で話す人にプロジェクタをテストしてもらう

14:30

会場利用注意

会場利用上の注意

14:45頃

Ubuntuのインストール

セミナー

15:00

  ↓

要孤立している人のフォロー

  ↓

要孤立している人のフォロー

16:00

  ↓

UBiLの案内流す

  ↓

会場利用上の注意

17:00

  ↓

17:20

貸出品の回収、片付け

インストールセクションは片付け開始 机移動

17:40

終了挨拶 (jkbys)

18:00

完全撤収

セミナのバーンダウンチャート

  • 前半開始: 12:30 (60)
    • 25分; ゆるふわUbuntu移行術 (仮) / サトリツ@週アス
    • 25分; Ubuntu 9.10 アーリープレビュー / Who?
  • 前半終了: 13:30 (Margin=10)
  • ランチタイム; 13:30 - 14:30
  • 後半開始: 14:45 (175)
    • 15分; UbuntuベースシンクライアントUBiLの紹介 / 広瀬電工株式会社
    • 25分; マルチメディア徹底活用 / u-bon@Viva! Ubuntu!!
    • 25分; 9.10で使える!! TOMOYO Linux 入門編 (仮) / TOMOYO Linux Project 沼口
    • 25分; お仕事でのUbuntuの使い方考察 / 松下 悟(スタートフォース株式会社)
    • 25分; TOMOYO Linuxのより詳しい使い方 (仮) / TOMOYO Linux Project 半田
    • 25分; UbuntuでのDesktop印刷の現状と未来 / おがさわらなるひこ
  • 後半終了: 17:40 (Margin=35)

備品&配置

机の配置

(右側が会場前方; 左下が入り口)

疑似円卓ゾーン     セミナ席ゾーン
===========□=□=□=□=□= ||
=□□=○○□□□□=□=□=□=□=□= ||ス
=□=================== ||ク
=□==□□□□☆☆=□=□=□=□=□= ||リ
=□□========□=□=□=□=□= |||
=====■■============== ||ン
△△△△=■■==□=□=□=□=□=□= ||
=========□=□=□=□=□=□= ||

△受付、=通路、□□机、☆UBiL、○インストールサーバ卓、■飲み物類置き場

当日持参する物

  • hito
    • [○] インストールサーバ
    • [○] Remix入りUSB Startup Disk x数本
    • [○] Hub
    • [○] LANケーブル xたくさん
    • [○] タペストリ
    • [○] USB接続光学ドライブ
    • [○] 昼食イベントの各種連絡先メモ
  • mizuno
    • [済] 名札 50個
    • [済] スタッフ腕章 7個
    • [済] 雑巾
    • [済] 養生テープ
    • [済] セロテープ
    • [済] 当日予定表
    • [○] 開始前アナウンスリスト
    • [済] USB接続光学ドライブ
    • [済] LANケーブル x3
    • [済] IRC/インストールリーフレット 80枚
    • [済] 会場利用の注意ちらし 80枚
    • [済] 瀬尾さんチラシ 80枚
    • [済] Wikiの各ページの印刷
    • [済] リンツのウサギさんぬいぐるみ 3羽
  • shibata
    • [○] OSCセット
    • [○] 角なしJackalope
    • [○] ふつうのKoala
    • [○] LANケーブル xあるだけ
    • [○] Ubuntuネックストラップ
    • [○] 名札 20個     ←準備済みなら要らない?
    • [○] 真っ赤なスタッフ腕章 5個
    • [○] デジタルカメラ

現在管理している備品

  • インストールサーバ
    • dhcp,tftp,dns,webサーバとして、pxeブートとapt-mirrorしたリポジトリの公開を行う
    • 並列インストールを行うため、それなりの性能が必要
  • LANケーブルたくさん
  • ACタップ 5ヶ
  • 名札
    • 70個 + 20個
  • スタッフ腕章
    • 7個(黒地+STAFF) + 5個(赤の無地)
  • 養生テープ
  • セロファンテープ
  • OSCセット一式(黄色い布、ぬいぐるみ、むすび丸)
  • Jauntyでなく角もないJackalope、KarmicでないKoala(shibata)
  • タペストリ
  • 雑巾
    • 3枚
  • Ubuntuネックストラップ(shibata) => 補充注文中7/18 => 未着7/30

追加で用意する必要がある(かもしれない)もの

  • [ ] 9.04デスクトップCD & 9.04日本語RemixCD

    • いずれもCD-Rがあれば要らない
  • [ ] 瀬尾さんのチラシ印刷
  • [ ] 配布用リーフレット
    • Ubuntuインストールガイド
    • IRCの使い方ガイド

調達・ロジスティクス

基本的に以下のスケジュールで進行するハズ。

午前中の準備時間の調達

サブウェイ@富士ソフトビル(hito)

  • [○] サンドイッチの注文&料金の支払い(当日12:00までに。現地で支払い発生)
    • 事前予約はできないので、当日の朝に誰かがお店に行って注文と支払いを済ませてくる。
    • 受け取りまで1時間は欲しいとのこと。
    • 10:00開店
    • 特殊な注文品にだけは目印を付けてもらう。
  • パーティートレイを、参加者の人数 /4 (e.g. 20人なら、5皿のパーティートレイ = 15本のフットロング = 90切れ)

  • 固定オーダー
    • 特殊なもの(1トレイのみこれ)
      • vegan: 1フットロング x ベジーデライト / ホワイト / オイルアンドビネガー
      • vegan: 1フットロング x アボカドベジー / ホワイト / 赤ワインビネガー
      • anti-vegan: 1フットロング x チーズローストチキン / ホワイト / チリトマト / 野菜抜き
      • このオーダーだけが守られれば、パンの種類や中身は割とどうでもいい。
      • 可能なら目印が欲しい。フタにサブウェイのテープ貼り付けとかでいいので。
    • 一般オーダー(タイプ1+タイプ2のパーティトレイを半々で頼む)
      • タイプ1
        • ケイジャンチキン / ウィート / チリトマト
        • BLT / セサミ / シーザー
        • ハム / ハニーオーツ / オイルアンドビネガー+マヨネーズ
      • タイプ2
        • たまご / セサミ / オイルアンドビネガー
        • ターキーブレスト / ハニーオーツ / 赤ワインビネガー
        • ハーブドッグ / ハニーオーツ / マスタード

スターバックス@アキバトリム / 03-5295-7380 (hito)

  • [○] ポットサービスの予約連絡(当日11:00頃までに。TelでOK)
    • アイスとホットを適宜。コーヒーがいいよね?
  • ポットサービス x4(ショート40杯)の受け取り
    • x3(20杯)でもいいかもだが、単価が割安なのでx4で手配。x1につき\2,100

Y'sマート(午前・9:00~?) (shibata+pores_n+?)

  • 雑貨
    • [○] 紙コップ:100個
    • [○] 使い捨てお手ふきお徳用:2つ  ←Y'sにはない。Y's隣の薬局にある。
    • [○] 紙皿:50枚
    • [○] プラスチックフォーク
    • [○] ゴミ袋4~5枚(75L品)
    • [○] ビニール袋20枚(「スーパーのレジ袋」相当品) ; 「お持ち帰り」用
    • [○] ケータリングの持ち帰り用アイテム  ←午後回し
      • プラスチックタッパー + サランラップ:1本
  • のみもの
    • [○] ソフトドリンクその1
      • 1.5~2Lペットボトル 6本。水・お茶系とジュース系を取り混ぜて。
      • 余ったら誰かにお持ち帰りしていただく。
    • [○] ソフトドリンクその2(話す人用):500mlのペットボトルを2本。水かお茶。

ドンキホーテ(午前・11:00~? ; 10:00~かも?)(shibata?)

  • [○] スタッフ腕章追加分 5本
  • [○] スタッフ腕章色違い(インストールスタッフ用) 5本 (or それに相当するもの)
  • [○] ボールペン x5ぐらい
    • Ubuntuボールペンの流用?
  • [○] フェルトペンと色紙 for 瀬尾さんサイン会
  • [○] 名札
    • 前回は10ぐらい足りなかった(Debianからお借りした)ので、若干補充する。

あきばおー(午前・11:00~?)(hito?)

  • [○] CD-R 50枚

フードショップワタベ (午前・11:00~?)

  • [○] のど飴ないしキャンディ(話す人用)
  • [○] 菓子類
    • [○] なにか適当に\3,000~\4000円分ぐらい
    • 安全そうなもの(クッキー/ワッフル類とポテトチップス等)。
      • デスソースとかネタなものは要らない。
    • 不足してきたら午後に適宜買い出すので、この時点で充足させる必要はない。

時間に余裕がありそうなら、飲み物ペットボトルの購入をもう一回

昼食の準備

飲み物チーム(2名?)(昼食準備時間)

Y'sマート@UDX 1F

  • 午後(昼食会準備)
    • [○] ソフトドリンクその3
    • 1.5~2Lペットボトル6本。水・お茶系とジュース系を取り混ぜて。
    • 余ったら誰かにお持ち帰りしていただく。
    • [○] ソフトドリンクその4(話す人用):500mlのペットボトルを6本。水かお茶。

氷担当・兼飲み物買い出し補助(1名)(昼食準備時間)

ファミリーマート

  • [○] 昼食用飲みもの(1Lの紙パック x4)
    • 水・お茶系。なければお徳用サイズのペットボトルを4L分。
  • [○] 氷

コーヒー担当(2~3名)(昼食準備時間)

スターバックス@アキバトリム / 03-5295-7380

  • [○] ポットサービスを引き取りにいく。
    • 最大でも4ポット(40人分) + アクセサリ(マドラとか砂糖とか)なので2人いればなんとか。
  • [○] サンドイッチ(甲殻類が含まれていないもの)を x2を購入

サンドイッチ担当(3名?)(昼食準備時間)

サブウェイ@秋葉原富士ソフトビル店 / 03-3255-1272

  • [○] パーティトレイの引き渡し
    • パーティートレイの数が大変なことになるので(10?)、3名回す。

午後の準備・返却

不足品調達(15:00~)

ドンキホーテ or Y'sマート(任意)

  • [○] 飲み物・菓子類で不足があれば適宜調達。

コーヒーポット返却(2名)(15:00~)

スターバックス@アキバトリム / 03-5295-7380

  • [○] ポットを返してくる
  • やっぱり2名

開催後

  • [○] レポート作成
    • [○] 広瀬さまへ報告・挨拶()
    • [○] Wikiに開催報告()
    • [○] Team Reportにput()
      • -> 結果としてuwnへ掲載されるはず

  • [○] スタッフ・講演者への連絡
    • [済] スタッフ・講演者向けの挨拶(shibata)
    • [○] 動画撮影のTさん@gへの挨拶(recipe or topicを最新で担当する人)
    • [○] TOMOYO方面への連絡(hito)
  • [○] イベント案内のクローズ
    • [○] ATND(mizuno)
    • [○] ubuntu-jpへの投稿/webに追記(jkbys)
    • [○] weekly topicsへ掲載(hito)
    • [○] Forum/mixiへの報告
  • レポート素材の作成
    • [○] 写真の整理(hito)
      • [済] カメラのデータを渡す(shibata)
    • [○] 撮影してもらった動画の管理()
  • 金銭関係
    • [○] 収支報告(hito)
    • [○] 諸費用の分析(hito)
    • [○] 残額をDebian.jpへ寄付(mizuno)
  • [済] スタッフ募集メール他のテンプレート化
    • Memo:スタッフ募集メールは、Subjectに「公開していいハンドル名」を入れてもらう形にしないとメールの整理が困難になる。

    • OfflineInstallStaff

  • [済] 講演者向けメールのテンプレート化

UbuntuJapaneseWiki: Events/Offline200908Staff (最終更新日時 2012-01-10 11:49:24 更新者 匿名)